How to Implement Investigations in Practice — Illegal Conduct to Be Solved Systematically (Available in Finnish)

Author: Mikko Tavast and Markus Manninen

Investigaatioiden toteuttaminen käytännössä – väärinkäytökset on syytä selvittää järjestelmällisesti

Whistleblowing-direktiivin kansallinen täytäntöönpano tulee lisäämään väärinkäytösepäilyjen määrää ja sitä kautta yhteisöjen sisäisiä selvityksiä eli investigaatioita. Aiheesta puhutaan paljon, mutta mistä investigaatioissa on kyse ja miten ne kannattaa toteuttaa? Selvityksiä voidaan tehdä monella tavalla, mutta muutaman perusasian muistaminen vie jo pitkälle.

1. Aloita heti

Jos organisaatiossa on ilmennyt syytä epäillä väärinkäytöksiä, kannattaa toimia ripeästi. Asia on hyvä selvittää paitsi teon tai laiminlyönnin aiheuttamien vahinkojen ja niistä johtuvien vastuiden tunnistamiseksi, myös niiden rajoittamiseksi. Lisävahinkojen torjumiseksi on tunnistettava hallinnolliset tai organisatoriset puutteet, jotka ovat alun perin mahdollistaneet väärinkäytöksen. Hidastelu tai laiminlyönnit asian selvittämisessä voivat myös vaikuttaa johdon vastuuseen. Lisäksi väärinkäytökseen syyllistyneen korvausvelvollisuus voi vanheta yllättävän nopeasti. Esimerkiksi irtisanotun tai irtisanoutuneen työntekijän osalta työsopimuslain mukaisen korvausvelvollisuuden vanhentumisaika on vain kaksi vuotta työsuhteen päättymisestä.

Investigaatiot ovat luonteeltaan moninaisia. Ne voivat liittyä esimerkiksi yhtiössä tai sen hallinnossa tehtyjen oikeustoimien ja muiden toimenpiteiden tai niiden laiminlyönnin arvioimiseen. Selvityksen kohteena voi olla insolvenssimenettelyssä velallisyhtiön puolesta tehtyjen oikeustoimien lainmukaisuus taikka velallisen edustajan vahingonkorvausvelvollisuus. Selvitys voi liittyä siihen, onko toiminnassa kyse lain tai muiden sääntöjen vastaisesta menettelystä tai huolimattomuudesta, joka mahdollistaisi työoikeudelliset seuraamukset. Selvitettäväksi voivat tulla myös vastuut, jotka johtuvat avunannosta tai osallisuudesta päätekoon, valvontavelvollisuuden laiminlyönnistä tai puutteellisesta ohjeistamisesta.

2. Suunnittele investigaation kokonaisuus

Selvityksen alkaessa on olennaista hahmottaa sen laajuus ja tavoitteet sekä selvityksen pohjana olevan materiaalin laatu ja määrä. Keskeistä on laatia askelmerkit siitä, miten selvityksen on tarkoitus edetä. Hyvä työkalu on huolellisesti valmisteltu projektisuunnitelma, joka ohjaa työtä sen eri vaiheissa.

On tärkeää pitää selvitys luottamuksellisena. Jos tieto tutkimuksesta leviää, tämä voi vaikuttaa haitallisesti esimerkiksi sen kohteena olevien henkilöiden maineeseen, selvityksen toteuttamiseen ja kyseisen organisaation vastuuseen. Tutkijalle on oltava selvää, kenelle hän raportoi investigaation etenemisestä.

Selvityksen tulee olla riippumaton ja objektiivinen. Tutkijan ei pidä tehdä päätelmiä selvityksen lopputuloksesta ennen kuin tutkimus on suoritettu.

3. Käsittele aineistoa järjestelmällisesti

Asiakirjat ovat selvityksen tärkeä tietolähde. Erityisesti silloin, kun asiat ovat vanhoja, dokumentit antavat tutkijalle hyvän kuvan tapahtumista. Selvityksen alussa onkin tärkeää turvata relevantti aineisto säilyttäen samalla sen luotettavuus.

Monesti selvitykseen tuo oman haasteensa selvitettävän kokonaisuuden laajuus eli informaation suuri määrä. Selvitystyön yhteydessä voi olla tarpeen tutustua esimerkiksi talousdataan, organisaation sisäisiin ohjeistuksiin, kuvauksiin organisaation toiminnasta ja vastuualueista, toiminnan järjestelmiin, sähköposteihin sekä muuhun asiaan liittyvään selvitysmateriaaliin. Tällaisessa tilanteessa tietoa on pystyttävä rajaamaan ainakin ensiselvityksen ajaksi, minkä jälkeen tutkimusta voi jatkaa kohdennetusti.

Kun käsillä on erityisen suuri määrä tietoa, tekoälyfunktion sisältävä tietojenkäsittelyohjelma on käytännössä välttämätön relevantin tiedon tunnistamisessa. Ohjelmistoilla voidaan myös järjestää dokumentteja niin, että ne ovat selvityksen edetessä helposti tunnistettavissa ja löydettävissä.

On myös mahdollista, että tietoa on alussa liian vähän, esimerkiksi jos velallisyrityksen kirjanpito tai hallinnon dokumentointi on laiminlyöty kokonaan. Tällöin alkuun pääsemiseksi voi olla tarpeen tunnistaa muita mahdollisia tietolähteitä, kuten esimerkiksi pankkitiliotteet ja velallisyrityksen työntekijät, ja sitä kautta päästä tiedon jäljille.

4. Valmistaudu haastatteluihin huolellisesti

Kirjallisen aineiston lisäksi tietoa voidaan hankkia haastatteluin. Ne ovat arvokkaita tiedon lähteitä auttaessaan ymmärtämään asiakirjoja ja erottamaan olennaiset asiat epäolennaisista. Haastatteluissa tulee esiin organisaation kulttuuri, joka osaltaan asettaa tapahtumat kontekstiinsa.

Tutkijan on hyvä pyrkiä haastattelemaan laaja joukko ihmisiä: mahdollinen ilmiantaja, tutkinnan kohde, hänen esihenkilönsä ja alaisensa, tapahtumia todistaneet henkilöt, asiakirjojen laatijat, tapahtumien suhteen vastuuasemassa olevat henkilöt sekä henkilöt, jotka nimetään haastattelun kohteiksi. Jokaisella haastateltavalla tulee toki olla relevanttia ensikäden tietoa tapahtuneesta.

Haastatteluiden järjestyksen ja aikataulun suunnittelu on keskeistä. Ne kannattaa aloittaa vasta, kun tutkijalle on muodostunut asiakirjoista peruskäsitys tapahtumista. Usein on järkevää haastatella ensin niitä, jotka eivät ole ensisijaisesti epäilyjen kohteena, ja edetä vähitellen mahdollisiin avunantajiin ja epäiltyyn.

Haastattelu ei ole kuulustelu, vaan perustuu vapaaehtoisuuteen ja luottamukseen. Haastattelemalla vastaanotetun tiedon osalta on olennaista ymmärtää, ettei haastateltavalla ole velvollisuutta pysyä totuudessa. Tiedon luotettavuutta voidaan kuitenkin arvioida vertaamalla sitä kirjalliseen materiaaliin tai muissa haastatteluissa saatuun tietoon. Tiedon luotettavuuden kannalta voi olla olennaista, etteivät haastateltavat saa tilaisuutta tehdä yhteistyötä tai muuten reflektoida kysymyksiä ja vastauksia yhdessä.

Olennainen kysymys on, missä ja miten haastattelut suoritetaan. Julkisia paikkoja ja puhelinhaastatteluita on yleensä suositeltavaa välttää. Haastateltavalle voidaan antaa lyhyt selitys aiheesta. Tärkeää on kuitenkin muistaa, että haastattelussa ollaan hankkimassa tietoa, ei jakamassa sitä. Vaikka tutkinnan on keskityttävä olennaiseen, sen yhteydessä voi tulla esille muutakin tutkimisen arvoista.

Haastatteluista on tärkeää laatia tarkat muistiinpanot. Tämä mahdollistaa investigaation jälkikäteisen arvioinnin. Nauhoittaminen ei yleensä ole tarkoituksenmukaista, mutta on hyvä, jos haastattelijoita on kaksi

5. Raportoi tulokset

Yleensä raportointi on perusteltua suorittaa kirjallisesti. Toisinaan voi kuitenkin olla tilanteita, joissa suullista raportointia pidetään tarkoituksenmukaisempana.

Selvityksen suorittamista koskevien faktojen lisäksi raportti tyypillisesti sisältää tutkijan johtopäätöksiä. Selvityksessä tehtyjen havaintojen perusteella tehdään juridinen analyysi ja siihen perustuen voidaan muodostaa näkemys, millaisiin toimenpiteisiin havainnot kenties antavat aihetta. Tässä otetaan huomioon kohteena olevaan organisaatioon ja sen hallintoon sovellettava lainsäädäntö, vahingonkorvausoikeudelliset näkökulmat ja mahdollisesti myös rikosoikeus. Arvioitavaksi tulevat myös vanhentuminen ja jatkotoimenpiteiden taloudellinen tarkoituksenmukaisuus. Aitoa lisäarvoa tuottavien loppuraporttien laatiminen edellyttää usein syvällistä tietämystä usealta eri oikeudenalalta sekä strategista osaamista.

On toki myös mahdollista, ettei investigaatiossa havaittu väärinkäytöksiä tai selvityksen kohteena oleva toiminta ei muutoin anna aihetta toimenpiteisiin esimerkiksi korvausvastuun toteuttamiseksi. Tällöinkään investigaatiot eivät ole olleet turhia: ne ovat osa hyvää hallintoa ja yleensä tuottavat lisätietoa organisaation toiminnasta, esimerkiksi tuomalla esiin hallinnollisia heikkouksia.