What Measures Should Be Taken at Workplaces? - 10 Questions About Coronavirus

Authors: Susanna Hernberg, Johanna Haltia-Tapio and Heidi Kärki

Please read the translation in Finnish at the end of the article.

There is a lot of discussion about coronavirus at workplaces. New infections occur daily in Finland, and employers can no longer avoid considering the impact of possible infections at the workplace. What are the appropriate measures to take when one of the employees becomes ill or has returned from abroad to Finland? And furthermore, what can employers do to prevent the spread of coronavirus?

We compiled a list of 10 questions and answers related to coronavirus.

1. Can employers deny employee’s access to the workplace if there is a risk that an employee has contracted coronavirus but has not been quarantined by the authorities? Are employees entitled to full pay even if they cannot work remotely?
   • Employers may order that, for example, employees returning from abroad are not allowed to enter the workplace for a certain period. If the employer's own instructions prevent an employee from working, the employer is obliged to pay wages. Wages must also be paid when an employee does not have a possibility to work remotely.
2. Is there an obligation to pay wages if an employee has knowingly travelled abroad while on holiday and got infected by coronavirus?
   • Sick pay must be paid normally for those infected by coronavirus even if an employee has knowingly travelled abroad and contracted the virus while there.
3. Is there an obligation to pay wages if an employee has been ordered to stay away from workplace or quarantined by the authorities and is unable to work remotely?
   • Employers have no obligation to pay wages to employees who have been ordered to stay away from workplace or quarantined by the authorities. Kela (the Social Insurance Institution of Finland) pays sickness allowance on account of an infectious disease to persons who have been required to be absent from work or quarantined by the decision of a doctor responsible for infectious disease control in the municipality or hospital district. The sickness allowance on account of an infectious disease is a full compensation for loss of income and no waiting period is applied. However, if the employee is paid during the leave of absence, the part of the allowance corresponding to salary is paid to the employer.
4. Is there an obligation to pay wages if an employee has been on a holiday abroad and cannot return to Finland after the holiday, for example because flights have been cancelled or the hotel has been quarantined? Is the employee's absence considered “unauthorised” in this kind of a situation?
   • In principle, employers are not obliged to pay wages in a situation where an employee, for example due to isolation or flight cancellation, is unable to return home. However, this kind of absence is considered legitimate and may not result in adverse consequences such as a warning. Thus, the employee must inform the employer of their situation as early as possible and keep the employer up to date.
5. Can employers ban employees from travelling abroad or to risk areas? And if so, what if an employee breaches the ban? Moreover, what if the employer has instructed to avoid travelling abroad, and despite the instructions, an employee still travels and gets infected by coronavirus? Is there still an obligation to pay wages?
   • Employers cannot prohibit employees from travelling in their free time, even to risk areas. Thus, even if an employer has issued such a prohibition, an employee may not suffer any consequences. The employer has a normal sick pay obligation in a situation like this.
6. Can an employee be ordered to do other tasks due to the risk of an infection? For example, if a person normally works in customer service, can they be assigned to do office work from home?
   • It is possible that an employee is assigned to do other work under their contract if they could infect other people in the course of their normal duties. However, an employer cannot require the employee to work remotely unless expressly agreed upon in the employment contract. The employer should be aware that all employees may not have the possibility to work from home. In that case, an employee must be allowed to work at the workplace. In any event, if the employer does not allow an employee to enter the workplace, the employee is entitled to normal wages.
7. Is an employee entitled to pay if their child is quarantined and the employee as a guardian is therefore prevented from working?
   • An employer is not obliged to pay wages, but the employee, as a guardian of a child under the age of 16, is entitled to a sickness allowance on account of an infectious disease if their child is ordered to be at home due to coronavirus as a result of which the guardian is unable to go to work.
8. Employee travelled abroad and returned to work despite employer's prohibitions despite having symptoms of coronavirus. The employee was later diagnosed with coronavirus and had infected other employees. Is the employer allowed to dismiss the employee?
   • Pursuant to the Employment Contracts Act, an employer may terminate the employment of an employee who has an indefinite employment agreement only based on an appropriate and weighty reason. Normally, an employee may not be dismissed until he or she has been given an opportunity to rectify their actions after a warning. If the employee has clearly acted against the employer's instructions, the warning may be justified. However, dismissal is usually only possible if, even after the warning, the employee does not change their actions and their actions can be considered serious enough.
9. Can employers require their employees to travel on business to a risk area?
   • Employers cannot require employees to endanger their health at work. As a result, employees may refuse to travel to a risk area. It is advisable for employers to comply with the travel recommendations of the Ministry for Foreign Affairs of Finland.
10. What measures employers are obliged to take to protect employees against a coronavirus infection at the workplace?
    • Employers have a duty to ensure employees’ safety and health at work. Thus, employers must take appropriate measures to minimise the risk of an infection. This may include, for example, directing employees who have returned from abroad to work from home or cleaning the workplace if an employee has been diagnosed with coronavirus. Employers should be aware that employees' health information is sensitive information and the processing of this kind of information is strictly regulated. For example, the name of an ill employee should not be disclosed at the workplace.

Miten toimia työpaikalla? – 10 kysymystä koronaviruksesta

Koronavirus puhuttaa työpaikoilla. Uusia tartuntoja ilmenee Suomessa päivittäin, eivätkä työnantajat voi enää välttyä pohtimasta mahdollisen tartunnan vaikutuksia työpaikoilla. Miten toimia oikein, kun joku työntekijöistä sairastuu tai on palannut ulkomailta Suomeen? Entä miten työnantaja voi toimenpiteillään vaikuttaa koronaviruksen leviämisen ehkäisemiseen?

Kokosimme alle 10 koronavirusta käsittelevää kysymystä ja vastaukset niihin.

1. Voiko työnantaja kieltää työntekijältä pääsyn työpaikalle, mikäli työntekijällä on ollut riski sairastua koronavirukseen, mutta häntä ei kuitenkaan ole asetettu karanteeniin viranomaisen toimesta? Entä onko työntekijälle tällöin maksettava palkkaa, vaikka hän ei pystyisi tekemään töitään etänä?
   • Työnantaja voi määrätä, että esimerkiksi ulkomailta palanneet työntekijät eivät saa tulla työpaikalle tietyn ajanjakson aikana. Mikäli työnantajan oma ohjeistus estää työntekijän työnteon, on työnantajalla palkanmaksuvelvollisuus. Palkanmaksuvelvollisuus on myös silloin, kun työntekijällä ei ole etätyömahdollisuutta.
2. Onko työnantajalla palkanmaksuvelvollisuus, mikäli työntekijä on tietoisesti matkustanut ulkomaille lomallaan ja sairastunut koronavirukseen?
   • Koronavirukseen sairastuneelle on maksettava sairausajan palkka normaalisti huolimatta siitä, että työntekijä on matkustanut ulkomaille, josta on saanut tartunnan.
3. Onko työnantajalla palkanmaksuvelvollisuus, mikäli työntekijä on viranomaisen toimesta määrätty pois työpaikaltaan tai karanteeniin eikä hän pysty työskentelemään etänä?
   • Työnantajalla ei ole velvollisuutta maksaa palkkaa viranomaisen määräyksestä työpaikaltaan pois määrätylle tai karanteeniin asetetulle työntekijälle. Kela maksaa tartuntatautipäivärahaa henkilöille, jotka on määrätty olemaan pois töistä tai karanteenissa kunnan tai sairaanhoitopiirin tartuntataudeista vastaavan lääkärin päätöksellä. Tartuntatautipäiväraha on täysimääräinen korvaus ansionmenetyksestä, eikä siinä ole omavastuuaikaa. Mikäli työnantaja kuitenkin maksaa karanteenin ajalta palkkaa, maksetaan päiväraha siltä ajalta työnantajalle.
4. Onko työnantajalla palkanmaksuvelvollisuus, mikäli työntekijä on ollut lomalla ulkomailla eikä pääse palaamaan takaisin Suomeen loman päätyttyä esimerkiksi sen vuoksi, että lennot on peruttu tai hotelli asetettu karanteeniin? Onko työntekijän poissaolo luvaton kyseisessä tilanteessa?
   • Työnantajalla ei lähtökohtaisesti ole palkanmaksuvelvollisuutta tilanteessa, jossa työntekijä esimerkiksi eristykseen joutumisen tai lentojen peruuntumisen vuoksi ei pääse palaamaan takaisin kotimaahan. Työntekijän poissaolo katsotaan kuitenkin luvalliseksi, eikä siitä voi koitua hänelle haitallisia seuraamuksia, kuten varoitusta. Työntekijän on kuitenkin tiedotettava mahdollisimman varhaisessa vaiheessa työnantajaa tilanteestaan ja pidettävä työnantaja ajan tasalla.
5. Voiko työnantaja kieltää työntekijöitään matkustamasta ulkomaille tai riskialueille? Ja mitä jos työntekijä rikkoo kieltoa? Entä jos työnantaja on ohjeistanut välttämään matkustamista ulkomaille, mutta työntekijä ohjeistuksesta huolimatta matkustaa ja sairastuu koronavirukseen? Onko työnantajalla tällöin palkanmaksuvelvollisuus?
   • Työnantaja ei voi kieltää työntekijää matkustamasta vapaa-ajalla edes riskialueille. Näin ollen myöskään työntekijälle ei voi koitua seurauksia, vaikka työnantaja olisikin antanut tällaisen kiellon. Työnantajalla on normaali sairausajan palkanmaksuvelvollisuus kyseisessä tilanteessa.
6. Saako työntekijän määrätä tekemään toisenlaisia työtehtäviä tartuntariskin vuoksi? Esimerkiksi jos henkilö normaalisti työskentelee asiakaspalvelutehtävissä, saako hänet määrätä tekemään toimistotöitä kotoa käsin?
   • Työntekijälle on mahdollista määrätä muuta hänen työsopimuksensa mukaista työtä, mikäli työntekijä saattaisi tartuttaa muita henkilöitä tavanomaisissa työtehtävissään. Työnantaja ei voi kuitenkaan edellyttää, että työntekijä työskentelisi etänä, mikäli siitä ei ole erikseen sovittu työsopimuksessa. Työnantajan tulee huomioida, ettei kaikilla työntekijöillä välttämättä ole mahdollisuutta tehdä töitä kotoa käsin. Tällöin työntekijän on sallittava työskennellä työpaikallaan. Mikäli työnantaja ei salli työntekijän työpaikalle tuloa, on työntekijälle joka tapauksessa maksettava normaali palkka.
7. Onko työntekijällä oikeus palkkaan, mikäli lapsi on määrätty karanteeniin eikä huoltaja sen vuoksi voi tehdä työtä?
   • Työnantajalla ei ole tällöin palkanmaksuvelvollisuutta, mutta alle 16-vuotiaan lapsen huoltaja on oikeutettu tartuntatautipäivärahaan, mikäli hänen lapsensa on määrätty olemaan kotona koronaviruksen vuoksi eikä huoltaja sen vuoksi voi mennä töihin.
8. Työntekijä oli matkustanut ulkomaille ja palasi töihin työnantajan kielloista huolimatta, vaikka hänellä oli koronaviruksen oireita. Työntekijällä todettiin myöhemmin koronavirus ja hän oli tartuttanut myös muita työntekijöitä. Onko työnantaja oikeutettu irtisanomaan työntekijän?
   • Työsopimuslain mukaisesti työnantaja saa irtisanoa toistaiseksi voimassa olevan työsopimuksen vain asiallisesta ja painavasta syystä. Työntekijää ei normaalisti saa irtisanoa ennen kuin hänelle on varoituksella annettu mahdollisuus korjata menettelynsä. Mikäli työntekijä on toiminut selvästi työnantajan ohjeistuksen vastaisesti, voi varoitus olla mahdollisesti perusteltu. Irtisanominen on kuitenkin yleensä mahdollista vain, jos työntekijä ei varoituksenkaan jälkeen muuta toimintaansa ja hänen menettelynsä voidaan katsoa tarpeeksi vakavaksi.
9. Voiko työnantaja määrätä työntekijän työmatkalle riskialueelle?
   • Työantaja ei voi edellyttää työntekijän vaarantavan terveyttään työtehtävissä. Näin ollen työntekijä saa kieltäytyä matkustamasta riskialueelle. Suositeltavaa olisi, että työnantaja noudattaisi ulkoministeriön matkustussuosituksia.
10. Mihin toimiin työnantaja on velvollinen ryhtymään työntekijöiden suojaamiseksi koronavirustartunnalta työpaikalla?
    • Työnantajalla on velvollisuus huolehtia työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä. Tästä johtuen työnantajan on tapauksesta riippuen ryhdyttävä tarpeellisiin toimiin tartuntariskin minimoimiseksi. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi ulkomailta palanneen työntekijän ohjaamista etätöihin tai työpaikan perusteellista siivoamista, mikäli työntekijällä on todettu koronavirus. Työnantajan tulee huomioida, että työntekijöiden terveydentilatiedot ovat arkaluonteista tietoa ja niiden käsittely on tarkasti säädeltyä. Esimerkiksi sairastuneen työntekijän nimeä ei saa ilmoittaa julkisesti työpaikalla.