The Corona Crisis and Public Procurement

Authors: Frida Svensson and Nathalie Miskin

Coronaviruset har satt sin prägel på det första kvartalet av 2020. Smittspridningen påverkar alla delar av samhället och följdeffekterna är idag svåra att överblicka. Offentlig sektor påverkas i allra högsta grad av det nuvarande läget, till exempel då den normala efterfrågan på produkter i vissa fall helt försvunnit eller ersatts av ett annat behov av mer eller mindre tillfällig karaktär. Trots att upphandlingsregelverket ofta beskrivs som stelbent finns det utrymme för flexibilitet som upphandlande myndigheter kan behöva utnyttja under den pågående coronakrisen.

Ändringar av befintliga kontrakt och ramavtal

Om det uppstått ett akut behov av en viss vara eller tjänst med anledning av krisen kan ett lämpligt första steg vara att undersöka om myndighetens befintliga kontrakt eller ramavtal kan ändras. Upphandlingslagstiftningen tillåter ändringar i flera fall, varav följande kan bli särskilt aktuella under krisen.

Till att börja med får ändringar av mindre värde genomföras. Med mindre värde avses en ökning eller minskning som är lägre än tröskelvärdet och mindre än tio procent av kontraktets eller ramavtalets värde om det rör varor eller tjänster. Ett exempel skulle kunna vara att utöka avropen från ett ramavtal för konsulttjänster om myndigheten upplever ett stort resursbortfall. En ändring får också ske om behovet beror på omständigheter som den upphandlande myndigheten inte har kunnat förutse eller borde ha förutsett, och värdet av kontraktet eller ramavtalet inte ökar med mer än 50 procent. Det är i sådana fall nödvändigt att kunna visa på ett samband mellan, i detta fall, smittspridningen och det aktuella behovet.

Det är även möjligt att göra nödvändiga kompletterande beställningar från befintlig leverantör om de inte ökar kontraktets värde med mer än 50 procent, under förutsättning att det är förenat med betydande olägenheter och omkostnader att byta leverantör. Det är värt att notera att varje kompletterande beställning räknas för sig. Det kan därmed finnas utrymme att göra flera kompletterande beställningar efter varandra om krisen pågår under en längre tid.

Generellt ska dock understrykas att avtalets övergripande karaktär inte får ändras, vilket ibland kan utgöra ett hinder om det behov som uppstått inte tidigare funnits och därmed inte utmynnat i ett upphandlat avtal.

Direktupphandling på grund av synnerlig brådska

Om det saknas möjlighet att utvidga redan existerande avtal och tiden inte räcker till för att annonsera en ny upphandling finns det möjlighet att genomföra en direktupphandling – förutsatt att det är nödvändigt på grund av synnerlig brådska.

Det krävs i sådana fall att brådskan inte beror på eller har kunnat förutses av myndigheten och att anskaffningen är absolut nödvändig. Brådska som uppstått på grund av coronakrisen kan sannolikt ses som en giltig anledning att tillämpa undantaget. Det är dock viktigt att poängtera att anskaffningen i sig måste vara nödvändig, dvs. det ska röra sig om inköp som inte kan vänta. Tvål och handdesinfektion liksom naturligtvis sjukvårdsmaterial kan falla in under undantaget med anledning av den pågående krisen. Ett typexempel i dessa tider skulle även kunna vara leveransproblem hos den ordinarie leverantören, vilket orsakar ett akut behov hos den upphandlande myndigheten. I en sådan situation är det möjligt att anskaffa varan eller tjänsten från en annan leverantör, under förutsättning att behovet är angeläget och att leverans därmed inte kan skjutas upp.

Den upphandlande myndigheten bör i avtalet tydliggöra att det rör sig om en anskaffning som ska täcka ett tillfälligt behov och att avtalet därmed gäller till dess att en annonserad upphandling har kunnat genomföras.

Byte av leverantör på grund av insolvens

Det råder en allmän osäkerhet kring hur länge coronakrisen kommer att pågå. Redan idag kan dock konstateras att många företag lider av nedgången i ekonomin och att antalet konkurser har ökat. Upphandlingslagstiftningen möjliggör ett byte av leverantör om en sådan ändring beror på företagsomstrukturering, vilket bland annat innefattar insolvens. Det ska noteras att det inte finns någon möjlighet att anlita en helt annan leverantör om den nuvarande leverantören försätts i konkurs, vanligtvis krävs då en ny upphandling. Om konkursboet säljer hela eller delar av verksamheten till ett annat företag är det dock möjligt för detta företag att överta avtalet. Det krävs i sådana fall att leverantören uppfyller kvalificeringskraven i den tidigare genomförda upphandlingen.  

Möjligheter i kommande upphandlingar

På gemenskapsnivå har uttalats att det krävs omedelbara och ambitiösa åtgärder för att stötta företag och stabilisera de ekonomiska effekterna av viruset. Europeiska rådet har till exempel uttryckt att offentliga aktörer i medlemsstaterna bör avstå från att ta ut viten vid leveransproblem hos leverantörer. Upphandlingsmyndigheten har även betonat vikten av att planerade upphandlingar genomförs trots krisen, för att stabilisera ekonomin.

Mot den bakgrunden kan det nämnas att upphandlande myndigheter bör fundera över vilka kvalificeringskrav som ställs i kommande upphandlingar. Det är lätt hänt att av slentrian återanvända krav som använts i samma typ av upphandling tidigare. Vad gäller krav på ekonomisk och finansiell ställning är det dock i dagens läge sannolikt många leverantörer som till exempel inte kan nå upp till den kreditvärdighet eller de nyckeltal som normalt efterfrågas. Det kan därför vara värdefullt att ställa sig frågan om kraven är nödvändiga eller om det finns mindre ingripande alternativ, i syfte att möjliggöra för fler leverantörer att lämna anbud trots tillfälliga ekonomiska svårigheter.

När det gäller obligatoriska och fakultativa uteslutningsgrunder har upphandlande myndigheter inte samma utrymme att göra egna anpassningar, även om en upphandlande myndighet måste beakta omständigheterna i det enskilda fallet när myndigheten överväger att utesluta en leverantör på fakultativ, dvs. frivillig, grund. Vad gäller uteslutning på grund av obetalda skatter och sociala avgifter ska dock uppmärksammas att företag har möjlighet att hos Skatteverket ansöka om anstånd med skattebetalningar på grund av synnerliga skäl. Det finns nu även en utökad möjlighet för företag som drabbats av coronavirusets effekter att få anstånd beviljat. Upphandlande myndigheter bör därför undersöka om det verkligen föreligger grund för uteslutning av en leverantör innan ett sådant beslut fattas.