The Act on Co-Operation Within Undertakings Is Being Reformed — What Will Actually Change?

Authors: Heidi Kärki (Senior Associate) and Heikki Sivula (Associate Trainee)

Please read the translation in English at the end of the article.

YT-laki uudistuu – mikä oikeastaan muuttuu?

Yhteistoimintalakia ollaan uudistamassa kokonaisuudessaan, ja uuden lain ensimmäinen luonnos on nyt julkaistu pitkän valmistelun jälkeen ja lähetetty lausuntokierrokselle. Lain esitetään tulevan voimaan 1.1.2022. Valtavia muutoksia ei ole luvassa, mutta työnantajalta edellytetään joitain uusia toimia työpaikan yhteistoiminnan kehittämiseksi ja parantamiseksi. Olemme koonneet tähän ehdotetun uudistuksen keskeisimmät vaikutukset ja ne seikat, jotka työnantajien tulisi erityisesti huomioida.

1. Velvollisuus käydä jatkuvaa vuoropuhelua

Yhteistoimintalain uudistuksen tarkoituksena on kehittää yrityksiin toimintakulttuuria, jossa työnantaja ja henkilöstö toimisivat yhteistyössä, ottaen huomioon toistensa sekä yrityksen velvollisuudet ja edut. Tarkoituksena on myös se, että yrityksen toimintaa ja työyhteisöä kehitetään jatkuvasti. Tämän tavoitteen toteuttamiseksi käytännössä, on uuteen yhteistoimintalakiin sisällytetty jatkuvan vuoropuhelun velvollisuus, joka korvaisi voimassa olevan yhteistoimintalain 3-5 luvuissa säädetyt menettelyt henkilöstöryhmien edustajille annettavista tiedoista, yrityksen yleisistä suunnitelmista, periaatteista ja tavoitteista sekä sopimisesta ja henkilöstön päätöksistä. Laissa on listattu asiat, joista vuoropuhelua olisi ainakin käytävä, vaikka vuoropuhelun laajuus voisi vaihdella esimerkiksi yrityksen koon, henkilöstön rakenteen tai toiminnan luonteen mukaan.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?

Työnantajalle tulisi velvollisuus järjestää työnantajan ja työntekijöiden välinen kokous kerran neljännesvuodessa, ellei määrästä toisin sovita. Kokouksissa tulisi keskustella yhdessä henkilöstön edustajan kanssa työpaikan ajankohtaisista asioista, joista työnantajan olisi annettava henkilöstön edustajalle riittävät tiedot viimeistään viikkoa ennen kokousta.

2. Määräykset muutosneuvotteluista samaan lukuun

Voimassa olevan yhteistoimintalain lukuja 6 (yritystoiminnan muutokset) ja 8 (henkilöstövähennykset) ehdotetaan yhdistettäväksi yhdeksi, muutosneuvotteluja koskevaksi, luvuksi. Muutosneuvotteluiden piiriin kuuluisi siis työnantajan harkitsema, tuotannollisella tai taloudellisella perusteella toteutettava, yhden tai useamman työntekijän irtisanominen, lomauttaminen, osa-aikaistaminen sekä työsopimuksen yksipuolinen ehtojen muuttaminen. Neuvotteluvelvoitteen piiriin kuuluisi myös työnantajan harkitsema ja hänen direktio-oikeutensa piiriin kuuluva työntekijän asemaan vaikuttava olennainen muutos työtehtävissä, työmenetelmissä tai töiden järjestelyissä, työtilojen järjestelyissä ja säännöllisen työajan järjestelyissä tai työvuorokäytännöissä. Muutosneuvottelut muodostaisivat jatkuvalle vuoropuhelulle tietynlaisen jatkumon, koska tarkoituksena on, että yrityksen tilannetta ja erilaisia skenaarioita, joihin voi liittyä työvoiman vähentäminen, käsiteltäisiin myös jatkuvan vuoropuhelun yhteydessä.

Voimassa olevan yhteistoimintain mukainen hyvitysseuraamus sisältyisi myös ehdotettuun lakiin, mutta sitä muutettaisiin siten, että hyvityksen suuruutta määrättäessä olisi jatkossa otettava huomioon myös laiminlyönnin moitittavuus sekä työnantajan pyrkimys korjata menettelynsä. Tämän tarkoituksena on vähentää hyvitysseuraamuksen kielteisiä vaikutuksia neuvotteluiden kulkuun ja parantaa kokemusta neuvotteluiden aitoudesta.

3. Hallintoedustusta koskevat säännökset yhteistoimintalakiin

Nykyisin omaan erilliseen lakiin kootut säännökset henkilöstön edustuksesta yrityksen hallinnossa siirrettäisiin uudistuksessa yhteistoimintalakiin kokonaisuudessaan. Uudessa yhteistoimintalaissa annettaisiin siis henkilöstölle oikeus osallistua työnantajan liiketoimintaa, taloutta ja henkilöstön asemaa koskevien tärkeiden kysymysten käsittelyyn jossain työnantajan hallintoelimistä. Lakia sovellettaisiin jatkossakin vain yrityksiin, joissa työskentelee vähintään 150 ihmistä. Hallintoedustus voitaisiin järjestää myös sopimuksella, mutta mikäli sopimukseen edustuksesta ei päästä, olisi henkilöstöllä oikeus vaatia edustuksen toteuttamista.

Mitä tämä käytännössä tarkoittaa?

Muutos ei juuri aiheuta muutoksia työnantajalle. Henkilöstöllä olisi jatkossa oikeus nimetä edustajansa työnantajan valinnan mukaan hallintoneuvostoon, hallitukseen tai sellaisiin johtoryhmiin taikka niitä vastaaviin toimielimiin, jotka yhdessä kattavat työnantajan tulosyksiköt ja joka tosiasiallisesti käsittelee tärkeitä liiketoimintaa, taloutta ja henkilöstön asemaa koskevia kysymyksiä. Toimielimen tulisi jatkossa olla sellainen, jossa henkilöstöllä on todellinen mahdollisuus vaikuttaa yrityksen tärkeisiin päätöksiin. Henkilöstön edustajia voisi olla neljäsosa toimielimen muiden jäsenten määrästä, kuitenkin aina vähintään yksi ja enintään neljä. Henkilöstön edustajien oikeudet ja velvollisuudet olisivat eräitä esteellisyyteen rinnastettavia poikkeuksia lukuun ottamatta samat kuin muillakin toimielimen jäsenillä.

The Act on Co-Operation Within Undertakings Is Being Reformed — What Will Actually Change?

The first draft of the new Act on Co-operation within Undertakings has finally been published after a lengthy preparation period and is now available for comments. The Act is proposed to take effect on 1 January 2022. Massive changes are not to be expected, but some new measures will be required of employers concerning the improvement and development of co-operation in the workplace. Below is a summary of the most important changes of which employers should be aware.

1. Continuous Dialogue

The purpose of the new Act is to promote a culture in which employers and personnel work in collaboration, taking into account the duties and interests of each other and the company. The aim is to improve the work community and business of companies continuously. To fulfil this goal in practice, the new Act contains an obligation to maintain continuous dialogue, which will replace the procedures set out in Chapters 3–5 of the current version of the Act regarding information provided to representatives of personnel groups, the company’s general plans, principles, and objectives, agreements, and decisions by personnel. The Act contains a list of things that must be subject to dialogue. The scope of the dialogue may vary according to the size of the company, the structure of its personnel, and the business of the company.

What Is Required of Employers?

Employers would be required to arrange meetings between the employer and employees quarterly, unless the parties agree on a different number of meetings. The meetings with an employees’ representative should address any topical issues at the workplace, of which the employer would have to provide sufficient information to the representative a week before the meeting at the latest.

2. Change Negotiations

One of the most substantial changes in the new Act will be the combination of Chapters 6 and 8 of the current Act to form a brand new chapter on change negotiations. The scope of change negotiations would therefore include not only measures considered by the employer that may lead to a notice of termination, lay-off, or reducing a contract of one or several employees to a part-time contract on financial or production-related grounds but also measures within the scope of the employer’s power of management, such as any major changes in duties, working methods, arrangement of work and work premises, and arrangements in the regular working hours and any planned amendments to them. The change negotiations and continuous dialogue would form a continuum of sorts, so that certain things, such as the company’s position and different scenarios that can include decreasing workforce, could be addressed in connection with the continuous dialogue as well. Indemnification as set out in the current Act would also be included in the reformed Act, but it would be amended so that when defining the amount of the indemnification, the degree of neglect and the employer’s attempt to rectify its actions would have to be taken into account. The purpose of this is to mitigate the negative effects of indemnification and improve the authenticity of the negotiations.

3. Personnel Representation in Company Administration

The Act on Personnel Representation in Company Administration will be transferred to the new Act on Co-operation within Undertakings in its entirety. The new Act on Co-operation within Undertakings would therefore give the personnel of a company the right to participate in decision-making when it comes to important issues relating to the employer’s business, finances, and the status of the personnel in a governing body of the employer. The Act would continue to be applied only to companies with 150 employees or more. Employee representation could be arranged by an agreement, but if an agreement cannot be reached, the personnel would have the right to demand the fulfilment of their representation.

What Is Required of Employers?

Personnel would have a right to designate a representative to either the supervisory board, board of directors, or such executive groups or equivalent organs of the employer that represent all of the profit centres of the employer and factually address important issues relating to business, finances, and the status of the employees. Going forward, such organs should be organised in a way that enables the personnel to have an actual possibility to influence the important decisions of the company. However, the employer has the right to choose the organ to which the representative is designated. The number of employees’ representatives could correspond to a quarter of the number of other members of that organ, but there should always be a minimum of one representative and a maximum of four. The rights and duties of the employees’ representatives would be the same as those of the other members of the organ apart from certain exceptions equivalent to a conflict of interest.