Public Procurement Advent Calendar, Parts 6-12 (Available in Finnish)

Authors: Outi Jousi, Eeva Tiainen, and Annika Juhola

Julkisten hankintojen joulukalenteri, luukut 6–12

Joulunodotuksen kunniaksi olemme koonneet julkisia hankintoja koskevan joulukalenterin! Alta löydät joulukalenterimme toisen viikon luukut, joissa ovat vinkkimme sujuvampiin hankintoihin. Ensimmäisen viikon luukut löydät täältä.

LUUKKU 6:

Joskus hankinnan tekemiselle tulee äkillinen kiire. Suorahankinta kiireperusteella tulee kuitenkin vain harvoin kyseeseen, sillä sen käyttöedellytykset ovat tiukat. Kiireen tulee olla äkillinen, ennakoimaton ja hankintayksiköstä riippumaton. Hankinnan tekemisen tulee myös olla ehdottoman välttämätöntä.

Muista kiiretilanteissa, että suorahankintaa useammin on mahdollista käyttää nopeutettua menettelyä.

Nopeutettua menettelyä voi käyttää, mikäli määräaikojen noudattaminen on käytännössä mahdotonta hankintayksikön asianmukaisesti perusteleman kiireen vuoksi. Kiireen ei tarvitse olla yhtä äärimmäistä ja poikkeuksellista kuin mitä suorahankinta edellyttää.

Nopeutettua menettelyä voi käyttää avoimessa, rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä. Esimerkiksi avoimessa menettelyssä vähimmäistarjousaikaa on mahdollista lyhentää normaalista 30 päivästä 15 päivään nopeutettua menettelyä käyttämällä.

LUUKKU 7:

Tarkista onko tarjouspyynnössä annettu mahdollisuus esittää lisäkysymyksiä.

Lisäkysymyksiin annetut vastaukset muuttavat tarjouspyynnön sisältöä, eli muutosta voi tulla esimerkiksi vaatimuksiin, sopimusehtoihin ja hinnoittelulomakkeeseen.

Vastauksilla ei kuitenkaan saa tehdä olennaisia muutoksia tarjouspyyntöön. Logiikkana tässä on se, että tarjoajan pitää voida luottaa hankintailmoitukseen eivätkä hankinnan kohde tai ehdot saa muuttua toiseksi kuin mitä on ilmoitettu.

Erikoismerkit tai tummennukset eivät toimi kaikissa kilpailutusjärjestelmissä, joten esimerkiksi sopimusmuokkauskommentit voivat helposti olla vaikeaselkoisia. Hankintayksikkö voi pyytää kommentteja myös erilliseen kommentointitiedostoon. 

Hankintayksikkö: kannattaa perustella tehdyt ratkaisut, jotta tarjoaja ymmärtää tarjouspyyntöä paremmin.

Tarjoaja: muista kunnolliset juridiset perustelut!

LUUKKU 8:

Vuoropuhelua hankintayksikön ja tarjoajien välillä käydään tyypillisesti hankintaa valmisteltaessa. Keskustelua on kuitenkin usein kannattavaa käydä muulloinkin, kuten tarjouskilpailun päätyttyä.

Tarjoajilla on usein antaa hankintayksikölle arvokkaita kommentteja; mikä meni hyvin ja onko jotain, mitä voisi harkita tehtäväksi toisin ensi kerralla? Vastaavaa keskustelua voi käydä myös mm. sopimuskauden päättyessä.

Hankintayksikkö taas voi kilpailutuksen päätyttyä käydä esim. hankintapäätöksen perustelut vielä suullisesti tarjoajien kanssa läpi sen varmistamiseksi, että asia tulee oikein ymmärretyksi.

Hankintamenettelyn ollessa lähtökohtaisesti kirjallista, on keskustelu todennäköisesti molemmille osapuolille myös mieluinen tapa päättää menettely.

LUUKKU 9:

Aloita seuraavaan kilpailutukseen valmistautuminen hyvissä ajoin ja pidä kilpailutuskalenteri ajan tasalla.

Merkitse heti edellisen kilpailutuksen päätyttyä, asioiden ollessa tuoreessa muistissa, ylös mahdolliset havaitsemasi muutostarpeet seuraavaa tarjouskilpailua ajatellen. Olisiko jotakin kannattanut tehdä toisin?

Merkitse sopimuskaudella sopimukseen ja hankinnan kohteen kuvaukseen ylös muutostarpeet aina, kun niitä nousee esiin. Erityisesti silloin, jos sopimusehtoa on jouduttu tulkitsemaan riitaisessa tilanteessa tai jos ehto on puuttunut kokonaan ja sitä olisi tarvittu, on tämä hyvä kirjata muistiin ja huomioida tulevissa kilpailutuksissa.

Hankintayksikkönä tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelu on näillä vinkeillä hyvässä vauhdissa jo ennen kuin uuden tarjouskilpailun valmistelu toden teolla alkaa.

Tarjoajana voit antaa hankintayksikölle kiittävää ja rakentavaa palautetta esim. tarjouskilpailun päätyttyä sekä tuoda esiin ehdotuksia markkinavuoropuheluissa.

Muista juridiset ja substanssiin liittyvät perustelut! Et välttämättä muista pitkän ajan päästä mitä jokin ehdotus tarkoittikaan. Perustelujen avulla vastapuolikin on helpompi saada toimimaan toivomallasi tavalla.

LUUKKU 10:

Vaikuttaako tarjouksen hinta poikkeuksellisen alhaiselta esim. muiden tarjoajien hintoihin tai hankinnan laatuun ja laajuuteen nähden? Tällöin hankintayksikön tulee vaatia tarjoajalta selvitys hinnasta.

Poikkeuksellisen alhaiselta vaikuttavaa tarjousta ei voi siis suoraan hylätä tai hyväksyä selvitystä pyytämättä.

Mikäli tarjoajana epäilet, että tarjouksesi saattaa vaikuttaa poikkeuksellisen alhaiselta, varaudu antamaan hintatason selittävä selvitys, josta ilmenee myös mm. ympäristö-, sosiaali- ja työoikeudellisten velvoitteiden noudattaminen.

Selvitys kannattaa laatia huolella ja vastaten perusteellisesti kaikkiin hankintayksikön yksilöimiin kysymyksiin. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjous, mikäli selvitys ei sen harkinnan mukaan tyydyttävästi selitä alhaista hintaa.

Velvollisuus tarjouksen hylkäämiseen hankintayksiköllä on, jos poikkeuksellisen alhainen hinta johtuu ympäristö-, sosiaali- tai työoikeudellisten velvoitteiden laiminlyömisestä.

Pyydä tarvittaessa apua poikkeuksellisen alhaisen hinnan arviointiin tai selvityksen laatimiseen, autamme mielellämme.

LUUKKU 11:

Olet sitten hankintayksikkö tai tarjoaja, arvioi tilanne huolella ennen suorahankintaan tai sopimusmuutokseen ryhtymistä ja varmista hankintalain edellytysten täyttyminen. 

Mikäli suorahankinta tai sopimusmuutos ei ole hankintalain mukaan sallittu, voi markkinaoikeus mm. määrätä sopimuksen tehottomaksi. 

Sopimusmuutosten osalta on hyvä huomata, että myös suuri sopimusmuutos voi johtaa koko sopimuksen menettämiseen, sillä tehottomuusseuraamus ei kohdistu vain sopimusmuutokseen, vaan pahimmillaan koko sopimukseen. Harkitsematon sopimusmuutos voi siis olla isokin riski. 

Valituksen markkinaoikeuteen voi tehdä yritys, joka olisi voinut olla kiinnostunut osallistumaan tarjouskilpailuun, mikäli sellainen olisi järjestetty. Huomaa kuitenkin, että myös Kilpailu- ja kuluttajavirasto (KKV) voi kieltää suorahankintapäätöksen täytäntöönpanon tai tehdä esityksen markkinaoikeudelle.

Kuka tahansa voi tehdä KKV:lle toimenpidepyynnön ja KKV voi ottaa asioita tutkittavakseen myös omasta aloitteestaan. Arvioi suorahankinnat ja sopimusmuutokset siis etukäteen.

LUUKKU 12:

Tarjousta laatiessasi tai tarkastaessasi, varmista, että kaikkiin tarjouspyynnön kysymyksiin, mukaan lukien niiden alakysymykset, on vastattu ja että vastaus on annettu juuri pyydetyssä muodossa.

Huomaa, että kysymykset, joihin tarjoajan tulee vastata kirjoittamalla kuvaus tai liittämällä tarjoukseen selvitys, ovat usein moniosaisia. Kysymys voi sisältää alakysymyksiä tai muuten useita asioita, joihin tarjoajan odotetaan vastaavan.

Pilko kysymys osiin ja varmista, että vastaus sisältää kuvauksen jokaiseen asiaan, joka on pyydetty kuvaamaan.

Tämä on tärkeää niin pakollisten kuin vertailussa huomioitavien vastaustenkin osalta. Puutteellinen vastaus pakolliseen vaatimukseen voi johtaa tarjouksen poissulkuun ja vertailussa huomioitava puutteellinen vastaus taas pisteiden menettämiseen.

Nämä vinkit koskevat paitsi tarjoajaa, myös hankintayksikköä. Hankintayksikön tulee huomioida kysymysten moniosaisuus miettiessään pisteytysperusteita sekä tarkastaessaan ja pisteyttäessään tarjouksia. 

Olemme käsitelleet tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuutta myös blogitekstissämme, johon pääset tutustumaan tästä.

Jos jokin aiheista herätti kysymyksiä tai kommentteja, voit laittaa viestiä osoitteeseen outi.jousi@hannessnellman.com / p. 0405637343. Hyviä hankintoja!