Public Procurement Advent Calendar, Parts 13-19 (Available in Finnish)

Authors: Outi Jousi, Eeva Tiainen, and Annika Juhola 

Julkisten hankintojen joulukalenteri, luukut 13–19

Joulunodotuksen kunniaksi olemme koonneet julkisia hankintoja koskevan joulukalenterin! Alta löydät joulukalenterimme kolmannen viikon luukut, joissa ovat vinkkimme sujuvampiin hankintoihin. Löydät ensimmäisen viikon luukut täältä ja toisen viikon luukut täältä.

LUUKKU 13:

Oletko kuullut DPS:stä? Se on hankinnoissa kuuminta muotia. Dynaamisessa hankintajärjestelmässä tarjoajat ilmoittautuvat soveltuvien tarjoajien listalle ja vain mukana olijat saavat tarkemmat tiedot tarjouspyynnöistä.

Mukaan pääsee täyttämällä soveltuvuusvaatimukset, kuten liikevaihdon ja referenssit. Ei siis ole yhtä puitejärjestelykilpailutusta, vaan listalle voi hakea koska vain.

Tarjouskilpailut menevät sivu suun, jos toimittaja ei ole kaikissa oman alansa DPS:issä mukana. DPS:ssä päästään siis suoraan asiaan, sillä yritystä koskevia tietoja ei tarvitse antaa uudestaan.

DPS on tarkoitettu yksinkertaisiin hankintoihin, mutta kyllä sitä välillä silti monimutkaisiinkin käytetään. 

LUUKKU 14:

Tarjouskilpailu käynnistetään Hilma-ilmoituskanavan (www.hankintailmoitukset.fi) kautta julkaistavalla hankintailmoituksella.  

Mahdollisimman suuren näkyvyyden saamiseksi hankinnasta kannattaa kuitenkin vinkata muuallakin. Hankintailmoitusta ei kuitenkaan saa julkaista esim. hankintayksikön kotisivuilla ennen kuin virallinen hankintailmoitus on julkaistu Hilmassa. 

Hankintayksikön kotisivujen lisäksi muita hyviä kanavia hankinnoista viestimiseen ovat esim. Linkedin, Twitter ja uutiskirjeet. Viestimällä hankinnasta mahdollisimman laajasti, on kilpailutukseen mahdollista saada enemmän tarjouksia. 

Yritysten kannattaakin ottaa kiinnostavien hankintayksiköiden viestintäkanavia seurantaan, unohtamatta kuitenkaan Hilmaa, jonne hakuvahtien luominen on erittäin suositeltavaa.

LUUKKU 15:

Hankintasopimuksen keskeiset ehdot tulee kertoa jo tarjouspyynnössä. Koska sopimusmuutokset ovat vain hyvin rajatusti mahdollisia, on sopimuksen valmisteluun panostaminen äärimmäisen tärkeää. 

Sopimusta valmisteltaessa on tehtävä useita valintoja, kuten esimerkiksi palvelusopimusten osalta se, perustuuko sopimus resurssivuokraan vai tulosvastuuseen.

Karrikoidusti kyse on siitä, ostetaanko resursseja tietyn työn suorittamiseksi vai ostetaanko lopputulos. Resurssivuokrassa huomiota kiinnitetään tyypillisesti siihen, miten työ suoritetaan, kun taas tulosvastuussa keskitytään toteuttamistavan sijasta lopputulokseen.

Esim. ketterässä ohjelmistokehityksessä sopimukset perustuvat perinteisesti resurssivuokraan. Ketterään kehitykseenkin on kuitenkin mahdollista rakentaa sopimus, jolla ostetaan tuloksia, vaikka jokaista ruuvin paikkaa ei ennalta määriteltäisikään.

LUUKKU 16:

Julkisissa hankinnoissa on kaksi rinnakkaista muutoksenhakukeinoa; hankintayksikölle tehtävä oikaisuvaatimus ja markkinaoikeudelle tehtävä valitus.

Sekä oikaisuvaatimus että valitus tulee tehdä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista. Näiden muutoksenhakuajat kuluvat siis lähtökohtaisesti samaan aikaan, eikä esim. oikaisuvaatimuksen tekeminen pidennä valitusaikaa markkinaoikeuteen. 

Hankintayksikön on mahdollista tehdä hankintaoikaisu myös omasta aloitteestaan. Päätös on tällöin otettava korjattavaksi 90 päivän kuluessa sen tekemisestä.

Hankintaoikaisun kautta hankintayksikkö voi oikaista tekemäänsä päätöstä hyvin nopeallakin aikataululla. Markkinaoikeudessa keskimääräinen hankintavalitusten käsittelyaika on ollut viime vuosina noin seitsemän kuukautta.

Tavoittelemmekin aina asian ratkaisua ensisijaisesti oikaisun keinoin, sillä se on kaikkien osapuolten kannalta kustannustehokkain ratkaisu.

LUUKKU 17:

Osakekauppa, liiketoimintakauppa, sulautuminen, jakautuminen... Miten yritysjärjestelyt ja julkiset hankinnat liittyvät yhteen? Hankintalain muutoksen jälkeen varsin tiiviistikin!

Hankintalaki useimmiten sallii sopimuskumppanin vaihtumisen yritysjärjestelyn myötä. Uuden sopimuskumppanin pitää esimerkiksi täyttää alun perin tarjouskilpailussa asetetut soveltuvuusvaatimukset, jotka voivat liittyä esimerkiksi liikevaihtoon ja referensseihin. Siksi voi olla hyvä idea laittaa alkuperäisiä tarjouspyyntöjä talteen aina tarjouskilpailuun osallistuttaessa, jos tärkeät asiakkaat tulevat julkissektorilta ja yrityksen myynti voi ajankohtaistua lähivuosina.

Mikäli yritysjärjestelyssä siirtyy julkisena hankintana toteutettuja sopimuksia, on varmistettava miten sopimusten siirto saadaan toteutettua.

Yritysjärjestelyä tehtäessä kysymyslistamme muuttuu sen mukaan, ollaanko ostamassa vai myymässä. Muutamia esimerkkejä: Millaisia hankintasopimuksia kaupan kohteena olevalla yrityksellä on? Siirretäänkö tai muutetaanko niitä? Kuinka paljon ja millä perusteella? Onko tehty tarjouksia, valituksia tai suorahankintoja? 

Hankintalaki on syytä huomioida jo yritysjärjestelyn rakenteita suunniteltaessa, jos hankintayksiköiden kanssa tehdyt sopimukset ovat tärkeässä roolissa kohdeyhtiössä.

LUUKKU 18:

Aloitetun tarjouskilpailun tulisi lähtökohtaisesti johtaa hankintasopimukseen. Aina hankintaa ei kuitenkaan ole mahdollista viedä loppuun asti, vaan menettelyn keskeyttäminen voi olla tarpeen esim. hankinnan kohteessa tai tarpeessa ilmenneiden muutosten vuoksi.

Hankinnan keskeyttäminen onkin sallittua, jos keskeyttämiselle on todellinen ja perusteltu syy. Oikeuskäytännössä hankinnan keskeyttämiseen on suhtauduttu melko sallivasti, mutta esim. tilanteessa, jossa hankintamenettely on aloitettu vain markkinoiden kartoittamiseksi tai jossa tarkoituksena on ollut pyrkiä tinkimään tarjouksista, ei keskeyttäminen ole ollut hyväksyttävää.

Suhteellisen sallivasta oikeuskäytännöstä huolimatta keskeyttäminen ei ole erityisen harvinainen valitusperuste. Jokaviikkoisesta oikeustapausseurannastamme ilmenee, että esim. kuluvana vuonna markkinaoikeus on antanut 15 hankinnan keskeyttämiseen liittyvää ratkaisua.

Keskeyttämisestä tulee tehdä päätös, jossa on kerrottu keskeyttämisen syyt, ja joka annetaan valitusosoituksineen ja oikaisuohjeineen tiedoksi hankintamenettelyyn osallistuneille. Keskeyttämisestä tulee myös julkaista jälki-ilmoitus.

LUUKKU 19:

ESPD. Ihana nimihirviö. Kyseessä on lomake, jolla kerrotaan tarjoajayritykseen liittyviä asioita julkisissa hankinnoissa. Lomakkeeseen kirjataan mm. yrityksen nimi, liikevaihto ja vastaukset poissulkua aiheuttaviin kysymyksiin (kuten verojen maksamattomuus, rikokset ym.). 

Mikäli vetoat toisen yrityksen voimavaroihin soveltuvuusvaatimukset täyttääksesi, muista liittää tarjoukseen voimavara-alihankkijan ESPD-lomake omasi lisäksi.

Vastaavasti, mikäli tarjoajana on useasta yrityksestä koostuva ryhmittymä, tulee ESPD toimittaa kaikista ryhmittymän jäsenistä. 

Tarjoajan soveltuvuus on yksi suosituimmista valitusaiheista, johon liittyen olemme kirjoittaneet myös blogitekstin. Pääset tutustumaan tekstiin täältä.

Jos jokin aiheista herätti kiinnostuksesi tai kaipaat sparrailua, ota rohkeasti yhteyttä outi.jousi@hannessnellman.com  / p. 0405637343. Hyviä hankintoja!