Public Procurement Advent Calendar, Parts 1-5 (Available in Finnish)

Authors: Outi Jousi, Eeva Tiainen, and Annika Juhola

Julkisten hankintojen joulukalenteri, luukut 1 - 5

Joulunodotuksen kunniaksi olemme koonneet julkisia hankintoja koskevan joulukalenterin! Alta löydät joulukalenterimme viisi ensimmäistä luukkua, joissa ovat vinkkimme sujuvampiin hankintoihin.

LUUKKU 1:

Tarkista, että tarjouksessa tai osallistumishakemuksessa ja ESPD-lomakkeella on saman yhtiön nimi.  Ei siis esimerkiksi emoyhtiötä toisessa ja maayhtiötä toisessa. 

ESPD-lomakkeella kerrotaan hankintayksikölle, että tarjoajayritys täyttää soveltuvuuskriteerit, kuten referenssi- ja liikevaihtovaatimukset. Siksi on tärkeää, että lomake todistaa nimenomaisesti oikean yhtiön olevan soveltuva tarjoamaan. 

Tämä vinkki sopii niin hankintayksiköille kuin tarjoajillekin. 

Huomaathan, että ESPD:n täyttämiseen on usein erilliset ohjeet tarjouspyynnössä.

LUUKKU 2:

Julkisissa hankinnoissa noudatettavia periaatteita ovat tasapuolisuus, syrjimättömyys, avoimuus ja suhteellisuus.

Periaatteet ohjaavat koko hankintamenettelyä ja ne tuleekin pitää mielessä hankinnan kaikissa vaiheissa.

Hankintalaki ei vastaa kaikkiin kysymyksiin, jolloin ratkaisut tulee tehdä periaatteita soveltaen.

Esimerkiksi tarjouksia tarkastettaessa tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi; mikäli yhdeltä tarjoajalta pyydetään täsmennystä, tulee vastaavasta puutteesta pyytää täsmennystä muiltakin.

Myös kansalliset kynnysarvot alittavissa pienhankinnoissa tulee noudattaa periaatteita, vaikka hankintalaki ei niihin muuten sovellukaan.

LUUKKU 3:

Panosta tarjouskilpailun kysymys-vastaus-vaiheeseen, oletpa sitten hankintayksikön tai tarjoajan roolissa.

Tarjoajana: käy tarjouspyyntö läpi sillä silmällä, että pystytkö vastaamaan siinä esitettyihin kysymyksiin tarjousta laatiessasi vai onko jokin asia epäselvä.! Tarkista myös ovatko ehdot sellaisia, että voit allekirjoittaa sopimuksen tarjouskilpailun voittaessasi.

Mikäli tarjouspyynnössä on mitään epäselvää, tulkinnanvaraista tai ehtoja, jotka estävät tarjoamisen, esitä näistä kysymys.

Hankintayksikkönä: anna vastaukset ja muut tarjouspyyntöä koskeva lisätiedot viimeistään kuusi päivää (nopeutetussa menettelyssä neljä päivää) ennen tarjousajan päättymistä. Käytä aikaa saamiesi kommenttien huomiointiin.

Muutokset tarjouspyyntöön edellyttävät usein korjausilmoituksen julkaisemista. Hankinta on aloitettava kokonaan alusta, mikäli muutokset voivat vaikuttaa potentiaalisten tarjoajien kiinnostukseen tarjouskilpailua kohtaan tai mikäli hankinnan kohde muuttuisi täysin erilaiseksi.

LUUKKU 4:

Julkisissa hankinnoissa oikean hankintailmoitustyypin, hankintalajin ja hankinnan kohdetta kuvaavan CPV-koodin käyttäminen on tärkeää, jotta tarjoajat varmasti löytävät heitä kiinnostavat ilmoitukset. Väärä ilmoitustyyppi, hankintalaji tai CPV-koodi voi johtaa koko kilpailutuksen kaatumiseen.

Hankintayksikkönä: Varmista, että olet valinnut oikean hankintailmoituspohjan. Esimerkiksi sote-palveluille ja käyttöoikeussopimuksille on omat ilmoituspohjat. Kaikki käytettävissä olevat ilmoitukset löydät Hilmasta.

Ole tarkkana hankintalajin (tavara/palvelu/rakennusurakka) valinnassa. Älä esim. osta toiveidenne mukaan räätälöitävää ohjelmistoa tavarahankintana, sillä kyse on todennäköisemmin palveluhankinnasta.

Varmista myös, että olet valinnut CPV-koodin, joka kuvaa hankinnan kohdetta. Käytä myös tarvittaessa lisäkoodeja täydentämään kuvausta.

Tarjoajana: Varmista, että haet ilmoituksia oikeilla koodeilla ja että koodit ovat riittävän ylätasoisia, jottei ilmoituksia jää huomaamatta liian tarkan hakumäärittelyn vuoksi.

Tiesitkö, että hankintailmoitukset ovat uusiutumassa kokonaan tulevaisuudessa?

LUUKKU 5:

Tarjouspyynnön epäselvyys ja tarjousten vertailukelvottomuus ovat yleisimpiä valitussyitä. Jotta hankinta ei päätyisi markkinaoikeuteen ja jotta hyviä tarjouksia tulisi useampia, on hyvä valmistella tarjouspyyntö huolellisesti.

Onko tarjouspyyntö selkeä? Onko yksi asia sanottu vain kerran, ei hieman eri tavoin eri paikoissa? Onko esimerkiksi hinnoittelumalli yhteensopiva hankinnan kohteen kuvauksen kanssa?

Onko selvää millä perusteella pisteet annetaan? Selvitykset tulevat poikkeamaan toisistaan, eli miten erot huomioidaan jo tarjouspyyntöä tehtäessä? Ovatko pisteytysperusteet laillisia vai oikeuskäytännössä kiellettyjä? Esimerkiksi ”hyvä” on kielletty pisteytysperuste, koska sitä käytettäessä jää liikaa harkintavaltaa hankintayksikölle.

Onko tarjouspyyntöön houkuttelevaa ja yksinkertaista tehdä tarjous? Pyydetäänkö 300 pisteytyskriteeriin liittyvää perusteluvastausta vai onko tarjouspyynnössä huomioitu kaikin tavoin tarjoamisen helppous ja riittävien tietojen antaminen tarjouslaskentaa varten, oikeuskäytännön edellyttämällä tavalla?

Tarjouspyyntö kannattaa luettaa kollegalla ennen julkaisua ja lähettää kommenteille tarjoajille. Tarjoajien puolestaan kannattaa laittaa kunnolla paukkuja kommentointivaiheeseen, koska myöhemmät muutokset olisivat todennäköisesti lainvastaisia. Kommunikaatio auttaa tekemään hankinnoista parempia ja se on laillista, kunhan se tapahtuu ennen tarjouspyynnön julkaisua!

Julkaisimme aiemmin keväällä kolmiosaisen blogisarjan, jossa käsittelemme tyypillisimpiä aiheita, joista markkinaoikeuteen valitetaan julkisia hankintoja koskevissa asioissa. Blogisarjamme toisessa osassa olemme kirjoittaneet tarkemmin tarjouspyynnön epäselvyydestä.

Jos haluat sparrailla näistä aiheista, ota yhteyttä outi.jousi@hannessnellman.com. Hyviä hankintoja!