Neljä uutta keinoa lisätä joustavuutta suomalaisilla työmarkkinoilla vuonna 2020

Author: Klaara Lähteenoja

Four New Ways to Increase Flexibility in the Finnish Labour Market in 2020
Please read the translation in English at the end of the article.

Eduskunta hyväksyi 13.3.2019 uuden työaikalain, joka astuu voimaan 1.1.2020. Lain tarkoituksena on vastata paremmin nykyisen työelämän tarpeisiin lisäämällä joustavuutta sekä kohentamalla työn ja vapaa-ajan tasapainoa. Laki tuo joustoa suomalaisille työmarkkinoille seuraavilla tavoilla:

1) Uusi työaikamalli asiantuntijoille

Uuden teknologian vauhdikas käyttöönotto kaikilla elämän osa-alueilla ei ole tehnyt etätyönteosta ainoastaan mahdollista, vaan erityisesti asiantuntijatyössä yleistyvän ilmiön. Jatkossa kaikki työntekijät asemasta riippumatta voivat sopia joustotyöajasta. Aiemmin tämä on ollut mahdollista lähinnä johtavassa asemassa oleville henkilöille.

Joustotyöaika edellyttää työntekijän ja työnantajan välistä sopimusta. Sopimuksessa sovitaan ehdoista, joiden puitteissa työntekijällä on mahdollisuus päättää itse siitä, missä ja milloin hän tekee työnsä vähintään puolet työajastaan. Tämä järjestely perustuu vahvasti työntekijän ja työnantajan väliseen luottamukseen, ja sitä voidaan käyttää esimerkiksi tilanteissa, joissa työntekijän fyysinen läsnäolo työpaikalla ei ole aina tarpeen, ja tilanteissa, joissa työntekijä haluaa esimerkiksi helpottaa työn ja yksityiselämän yhteensovittamista.

2) Työntekijälle entistä liukuvammat työajat

Liukuvan työajan käyttöä laajennetaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että työntekijä voi sovituissa rajoissa itse vaikuttaa työajan sijoittamiseen, kunhan työpaikan henkilöstön tasavertainen kohtelu toteutuu. Näin työntekijä voi jakaa työpäivänsä esimerkiksi kahteen osaan siten, että on töissä kello 8–14 ja 20–22. Liukuvan työajan avulla korostetaan työntekijän valinnanvapautta, eikä se vaikuta työntekijän kokonaistyöaikaan.

Kun liukuva työaika otetaan käyttöön, työntekijä ja työnantaja sopivat ensin päivittäisistä kiinteistä ja keskeytymättömistä työtunneista ja toiseksi liukuma-ajoista, jolloin työntekijällä on mahdollisuus vaikuttaa työnsä ajoittumiseen jäljelle jääneiden työtuntien osalta. Tulevaisuudessa liukuma-aika voi olla enintään neljä tuntia nykyisen kolmen tunnin sijaan, eikä liukuvan työaikajärjestelmän enimmäissaldo saa ylittää 60 tuntia neljän kuukauden seurantajaksolla (nykyisin enimmäissaldo on 40 tuntia). Yli- ja lisätöiden tekeminen 60 tuntia ylittävältä osalta edellyttää työnantajan etukäteen antamaa työmääräystä.

3) Työtaakan tasapainottaminen työaikapankilla

Nykyisen työaikalain mukaan työnantajalla ja työntekijällä ei ole ollut mahdollisuutta sopia työaikapankista, mutta sovellettava työehtosopimus on saattanut sallia tämän. Uuden lain myötä työnantajalle ja työntekijälle avautuu uusi vaihtoehto lakisääteisen työaikapankin muodossa – huolimatta siitä, onko osapuolia sitovassa työehtosopimuksessa sovittu asiasta. Työaikapankki on siis jatkossa mahdollinen kaikille työnantajille.

Työaikapankin avulla työnantaja ja työntekijä voivat sopia, että työaikaa, ansaittuja vapaita tai rahamääräisiä etuuksia voi säästää myöhempää käyttöä varten tai yhdistää toisiinsa. Rahamääräisten etuuksien osalta on hyvä huomata, että ne täytyy ensin muuntaa aikamääräisiksi ja ne voivat olla lakiin, työehtosopimukseen tai sopimukseen perustuvia (ei kelpaa mikä tahansa etuus). Pankkiin voi kuitenkin kerryttää enintään 180 tuntia kalenterivuodessa. Työaikapankin kokonaiskertymä ei saa myöskään ylittää kuuden kuukauden työaikaa vastaavaa määrää.

Työaikapankkia käytetään yleisesti yhdessä liukuvan työaikajärjestelyn kanssa. Työaikapankin pääasiallinen etu työntekijälle on se, että hän voi siirtää kertynyttä liukuvaa työaikaa myöhemmin hyödynnettäväksi vapaa-ajaksi. Työnantajan näkökulmasta pääasiallinen hyöty on se, että työvoimaa voidaan käyttää silloin, kun sitä eniten tarvitaan, ja toisaalta työntekijöille voidaan antaa työstä taukoa silloin, kun työvoimaa tarvitaan vähemmän. Näin ollen työaikapankki on ihanteellinen työpaikoilla, joissa työtaakka vaihtelee paljon eri vuodenaikoina.

4) Yksilöllisiä sopimuksia säännöllisistä työajoista

Työnantajalle ja työntekijälle annetaan enemmän joustovaraa sopia säännöllisistä työajoista. Nykyisen säännöllisen työajan (kahdeksan tuntia päivässä, 40 tuntia viikossa) sijasta työnantaja ja yksittäinen työntekijä voivat sopia säännöllisen, päivittäisen työajan pidentämisestä kahdella tunnilla. He voivat näin ollen esimerkiksi sopia, että säännöllinen työpäivä on 10 tuntia neljä kertaa viikossa. Viikoittainen työaika ei kuitenkaan saa ylittää 48 tuntia ja viikoittaisen työajan tulee tasoittua 40 tuntiin neljän kuukauden tarkastelujaksolla. Tämä joustovara mahdollistaa työajoista sopimisen entistä yksilöllisemmin. On kuitenkin huomioitava, että nämä sopimukset ovat käytettävissä vain, jollei sovellettavasta työehtosopimuksesta muuta johdu.

Yllä mainittujen joustotoimenpiteiden avulla on tarkoitus ajantasaistaa työaikalakia siten, että se vastaa paremmin muuttuvan työympäristön vaatimuksia sekä työntekotapoja. Näillä keinoilla työntekijät voivat paremmin vaikuttaa työn ja vapaa-ajan tasapainoon, mikä helpottaa erityisesti työn ja perhe-elämän yhteensovittamista. Näiden joustotoimenpiteiden lisäksi lakiin on tehty muitakin tarkennuksia koskien muun muassa työtuntien enimmäismääriä, työajan käsitettä sekä lepoaikoja, jotta se vastaisi muuttuneen elinkeinorakenteen haasteisiin. Työelämä- ja tasa-arvovaliokunta totesi mietinnössään, että uudessa työaikalaissa ei oteta huomioon työn järjestelyissä (jo) tapahtuneita muutoksia, kuten työnteon erityspiirteitä alustataloudessa. Tämän vuoksi lakia täytynee uudistaa näiltä osin uudestaan – ennemmin tai myöhemmin.

Hannes Snellmanin työoikeustiimi avustaa kaikissa työoikeudellisissa kysymyksissä, mukaan lukien yleinen ja transaktioihin liittyvä työoikeudellinen neuvonanto, sopimusasiat sekä työoikeudelliset riita-asiat. Tarjoamme jatkuvaa käytännön tukea asiakkaillemme niin kotimaassa kuin ulkomailla. Mikäli teillä on työoikeuteen liittyviä kysymyksiä, ottakaa yhteyttä tiimiimme.

 

Translation in English [1]

Four New Ways to Increase Flexibility in the Finnish Labour Market in 2020

On 13 March 2019, the Finnish Parliament passed the new Working Hours Act, which will enter into force on 1 January 2020. The aim of the act is to respond better to the needs of today’s working life by increasing flexibility and enhancing work-life balance. The act will introduce more flexibility into the Finnish labour market in the following ways:

1) A New Working Time Model for Experts

The rapid introduction of new technology in all aspects of life has not only made teleworking possible but also an increasingly common phenomenon, especially for experts. In the future, all employees may agree on a working time arrangement (Fin: joustotyöaika), regardless of their position. Earlier, this has mainly been possible for persons in managerial positions.

The working time arrangement requires a contract between the employer and the employee. In the contract, they can agree on conditions under which the employee has an opportunity to determine where and when to work for at least 50% of their working time. This arrangement relies heavily on mutual trust between the employer and the employee, and it could, for instance, be used in situations where the physical presence of an employee is not always required at the workplace and in situations where an employee would like to facilitate balancing work and private life.

2) More Flexible Working Times for Employees

The use of flexitime (Fin: liukuva työaika) will be extended. In practice, it means that an employee may, within defined limits, affect the placement of their working time, as long as the personnel is treated equally. This way, an employee may divide their workday, for instance, into two parts and work from 8am to 2pm and again from 8pm to 10pm. Flexitime highlights employees’ own freedom of choice, and it does not affect the total working time.

When flexitime is used, the employer and the employee agree, firstly, on the daily fixed and uninterrupted hours and, secondly, on sliding variations where the employee has the possibility to affect the timing of the remaining regular working hours. In the future, the variation can be four hours instead of the current three hours, and the maximum accumulated working hours in the flexitime system can be 60 hours at the end of a four-month scrutiny period (currently a maximum of 40 hours). Doing overtime or extra work beyond the 60-hour limit will be subject to the employer’s prior work order.

3) Balancing Workloads with a Working Hours Bank

Under the current Working Hours Act, employers and employees have not been able to agree on a working hours bank, but the applicable collective agreement may have allowed it. Pursuant to the new act, a new option will be available for employers and employees in the form of a statutory working hours bank, regardless of whether it has been agreed upon in the applicable collective agreement which is binding on them. Therefore, the working hours bank is now available for all employers.

Through the working hours bank, employers and employees can agree that working time, accrued holidays, or monetary benefits can be saved for later use and combined with each other. It is good to notice that monetary benefits must first be converted into free time, and they should be based on an act, a collective agreement, or an agreement (all benefits are not applicable). However, the accumulated amount of saved working hours may not increase more than 180 hours per calendar year. Furthermore, the overall accumulation of hours in the working hours bank may not be more than the equivalent of six months’ working hours.

The working hours bank is commonly used along with flexitime. The main benefit for employees is the ability to convert accumulated flexitime into flexitime holiday that can be used at a later date. From employers’ point of view, the main benefit is the ability to use work force when it is needed the most and, on the other hand, the ability to let the work force take a break when it is less needed. Therefore, the working hours bank provides an ideal system for working places where the workload varies a lot between different periods of the year.

4) Individual Agreements on Regular Working Hours

Employers and employees will be given more flexibility to agree on regular working hours. As opposed to the current regular working hours (eight hours a day, 40 hours a week), employers and individual employees will be able to agree on a two-hour extension to the regular daily working hours. Therefore, they can agree, for instance, that the regular working day is 10 hours, four times a week. However, the weekly working hours should not exceed 48 hours and the weekly working hours should average out to 40 hours over a four-month scrutiny period. This flexibility enables employers and employees to agree on working hours more individually. It should be noted, however, that such agreements will only be available if the applicable collective agreement does not provide otherwise.

The aforementioned four flexibility measures aim to update the Working Hours Act to meet the requirements of the changing working environments and work methods better. With these measures, employees can better affect their work-life balance, which will especially facilitate balancing work and family life. In addition to these flexibility measures, there has been a range of other amendments to the act, for instance, with regard to periods of rest, the concept of working time, how to agree on the maximum working hours, and the criteria for the purview of the act. The Employment and Equality Committee stated in its report that the new Working Hours Act does not take into account changes in relation to the way in which work is (already) being organised, meaning, for instance, the special features of conducting work in platform economy based systems. Therefore, there may be a need to reform the act again in this regard sooner or later.

Hannes Snellman’s employment practice advises clients on all aspects of employment law, including general and transactional employment law advice, contractual matters, and contentious employment law matters. We provide continuous practical support to our clients both in domestic markets and across borders. Should you have any questions on any employment law related matter, please do not hesitate to contact our team.