Hannes Snellman’s Public Procurement Practice Shares Their Practical Tips for Boosting the Public Sector Market

Authors: Outi Jousi, Eeva Tiainen, and Annika Tiitola

Muutama nopea niksi markkinoiden toimivuuden parantamiseen

Olemme kaikki kuulleet sidosyksikkösääntelyyn ehdotettavan muutoksia. Tarjouksenteon yksinkertaistaminen on saanut viime kuukausina vähemmän palstatilaa. Aihe oli hyvinkin pinnalla muutama vuosi sitten, mutta tuntuu nyt monin paikoin unohtuneen.

Ei turhaa byrokratiaa. Ylimääräisen byrokratian kysyminen tarjouksien yhteydessä tulisi lopettaa. Pöydällämme on viime viikkoina ollut mm. tapauksia, joissa tarjoaminen estyy näistä syistä kokonaan. Taustasyyt ovat olleet juridisia, eivät siis pelkästä tarjoamisen hankaluudesta johtuvia. Suosittelemme, että suurinta osaa erinäisistä selvityksistä kysytään mieluiten vain voittajalta, ei siis kaikilta tarjoajilta. Tämä koskee myös tuoteselvityksiä, jos niitä ei käytetä tarjousten vertailussa.

Selkeät, kumppanuuteen kannustavat sopimusehdot. Ulkomaisilla tarjoajilla on monesti tiukat säännöt siitä, millaisiin sopimusehtoihin ne voivat suostua. Tiesitkö, että moni yhtiö ei tuo Suomeen tuotteitaan, koska paremman hinnan saa muualta, minkä vuoksi täkäläinen myyntitiimi voi joutua tekemään kovastikin töitä, jotta saa varattua osan tuotannosta myytäväksi Suomessa.

Referenssivaatimusten kohtuullisuus. Monesti yksinkertainen on riittävää, erityisesti jos kysytään historiatietoja aiemmista referenssitoimituksista. Referenssivaatimuksen voi moneen tilanteeseen muotoilla tyyliin ”Oletko toimittanut x laajuisen ja y euron arvoisen projektin viimeisen z vuoden aikana tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä laskettuna, kyllä vai ei?”. Harvassa ovat kilpailutukset, jossa kilpailuttaja oikeasti tarvitsee tarkkoja referenssipäivämääriä, mutta niiden kaiveluun menee jokaiselta tarjoajalta aikaa. Suomessa saadaan muutoinkin liian vähän tarjouksia, joten tässä on yksinkertainen tapa helpottaa tarjoamista.

Kilpailuttajille ja tarjoajille oikeus lomaan. Jos hankintayksikön tarkoituksena on saada paljon hyviä tarjouksia ja vastata asiantuntevasti myös tarjousaikana tulleisiin lisäkysymyksiin, kannattaa vilkaista, osuuko lisäkysymysvaihe keskelle pitkiä pyhiä tai edellytetäänkö tarjoajan tekevän tarjousta silloin, kun tarjoaja (ja hänen perheensä) lomailevat. Tarjousta ei kannata pyytää tammi- tai elokuun ensimmäiselle viikolle, siis ainakaan, jos tavoitteena on saada monia hyviä ja huolella laskettuja tarjouksia. Pitkät tarjousajat helpottavat tilannetta ja auttavat kansainvälisiä yrityksiä käymään sisäiset keskustelut ajoissa.