News & Views

Challenges and Advantages Relating to Internal Investigations in Unprecedented Times — An Overview of Hannes Snellman’s Compliance Trends Webinar (Available in Finnish)

18 November 2020

Authors: Meri Vanhanen and Johanna Pokela

Sisäisten tutkintojen haasteet ja hyödyt poikkeuksellisissa oloissa – katsaus Hannes Snellmanin Compliance Trends -webinaariin

Koronan aiheuttama poikkeuksellinen tilanne vaikuttaa edelleen laajasti liiketoiminnan eri osa-alueisiin Suomessa ja muualla maailmassa. Yritysten compliance-kulttuurin kannalta poikkeusolot voivat mahdollisesti tuoda mukanaan negatiivisia lieveilmiöitä, kuten oman ja lähipiirin edun tavoittelua kyseenalaisin keinoin sekä sisäpiiritiedon ja erilaisten tukitoimien väärinkäyttöä.

Koska poikkeusolot itsessään luovat yrityksille suuria haasteita, on tärkeää pitää yllä oikein toimimisen kulttuuria, jottei toiminta vaikeudu haastavina aikoina compliance-ongelmien takia entisestään. Esimerkiksi yritysten sisäisiä tutkintoja ei tulisi lykätä koronatilanteeseen vedoten.

Mitä seikkoja nykytilanteessa olisi sitten hyvä huomioida sisäisen tutkinnan aikana ja sitä ennen? Voiko etätyöskentelyn tutkinnoille luomat haasteet nähdä jopa mahdollisuuksina? Muun muassa näihin kysymyksiin saimme vastauksen, kun Tytti Saarinen ja Viivi Lajunen Forensic Risk Alliancelta olivat osakkaidemme Maria Wasastjernan ja Markus Mannisen johdolla kertomassa koronavirustilanteen sisäisille tutkinnoille aiheuttamista ongelmista ja niiden selättämisestä Compliance Trends -sarjaan kuuluvassa Sisäisten tutkintojen ajankohtaiset haasteet ja mahdollisuudet -webinaarissamme.

Asiantuntijakeskustelun perusteella yritysten kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin asioihin.

  1. Tee etukäteissuunnitelma. Normaalioloissakin sisäistä tutkintaa varten on hyvä olla suunnitelma, mutta erityisesti meneillään olevassa tilanteessa käytännön asioita, kuten etähaastattelujen onnistunutta toteutusta, on tärkeää pohtia etukäteen. Mahdollisia ongelmia ovat esimerkiksi elekielen tulkitsemisen vaikeus etäyhteyden välityksellä sekä sen varmistaminen, ettei haastateltavan kanssa samassa tilassa ole muita henkilöitä. Myös esimerkiksi tutkintaan liittyvän materiaalin jakamistapoja, keskusteluun käytettäviä kanavia ja ulkopuolisen asianajajan mukaan ottamista kannattaa miettiä jo ennalta.
  2. Resursoi. Varmista, että ilmoitettujen väärinkäytösten käsittelyä ja mahdollisia sisäisiä tutkintoja varten on riittävät resurssit. Huolehdi, että kaikki tietävät oman roolinsa ja tehtävänsä prosessissa. Riittävien resurssien säilyminen on hyvä huomioida myös mahdollisissa lomautus- tai irtisanomistilanteissa.
  3. Priorisoi. Rajallisten resurssien takia on hyödyllistä pohtia, mihin asioihin puuttuminen on lisävahinkojen estämiseksi kaikista keskeisintä. Mitkä ovat yrityksesi kannalta ne väärinkäytökset tai rikokset, jotka aiheuttaisivat suurinta vahinkoa? Tässä yhteydessä kannattaa pitää myös yrityksen henkilöstö mielessä ja priorisoida keskeisiin henkilöihin liittyvät väärinkäytösasiat.
  4. Tiedota. Väärinkäytöksiin kannattaa puuttua mahdollisimman ajoissa lisävahinkojen välttämiseksi. Jatkuvalla ja avoimella tiedottamisella esimerkiksi sisäisen ilmoituskanavan olemassaolosta ja tehokkaalla epäkohtiin puuttumisella voi viestiä, ettei yritys suvaitse väärinkäytöksiä ja että niihin puututaan aktiivisesti. Tämä kannustaa ilmoittamaan havaituista väärinkäytöksistä ja luo siten compliance-kulttuurin kannalta positiivisen kierteen.

Jotta yrityksen compliance-kulttuuri pysyy eheänä myös silloin, kun yritys kohtaa koronapandemian kaltaisia haasteita, ei sisäisiä tutkintoja kannata lykätä tulevaisuuteen vaan toteuttaa ne suunnittelun aikataulun mukaan. Vaikka muuttuneet olosuhteet vaatisivat erityisjärjestelyjä ja vähentävät sisäisten tutkintojen yllätyksellisyyttä, poikkeusolot tarjoavat samalla oivan mahdollisuuden päivittää tutkintoihin liittyviä toimintatapoja yhä parempaan suuntaan.

Mikäli sinulla on kysyttävää compliance-asioista, ole yhteydessä Hannes Snellmanin compliance teamiin. Kokeneet asiantuntijamme avustavat yrityksiä sekä kaikista vaativimpien compliance-kysymysten että päivittäiseen liiketoimintaan liittyvien compliance-asioiden kanssa.

Compliance Trends on Hannes Snellmanin seminaari- ja webinaarisarja, jossa käsitellään tärkeitä ja ajankohtaisia compliance-teemoja eri näkökulmista. Mikäli haluat kutsun tuleviin webinaareihin, ota yhteyttä Emilia Lanuun (emilia.lanu@hannessnellman.com).