5 Questions and Answers for Employer Considering Lay-Off or Dismissal of Employees

Authors: Risto Ojakoski, Susanna Hernberg and Johanna Haltia-Tapio

Please read the translation in English at the end of the article.

5 kysymystä ja vastausta työnantajalle, joka harkitsee työntekijöiden lomauttamista tai irtisanomista

Työoikeuden lounaswebinaarisarjan blogi

Osa 2: Henkilöstövähennykset 

Hannes Snellman järjesti 13.5.2020 lounaswebinaarin, jossa käsittelimme sitä, mitä työnantajan tulisi ottaa huomioon, kun hän harkitsee työntekijöiden lomauttamista tai irtisanomista. Kerroimme esimerkiksi, miten lomauttaminen toteutetaan käytännössä, millaisia perusteita tarvitaan työntekijöiden irtisanomisiin tuotannollisilla ja taloudellisilla perusteilla sekä mitä yhteistoimintalaki edellyttää työnantajalta henkilöstöstä vähennettäessä. Lisäksi keskustelimme siitä, kuinka työnantajan tulee toimia ulkopuolisen työvoiman käytön suhteen tilanteessa, jossa työnantajalla on tarve vähentää omaa henkilöstään. Kokosimme alle muutamia kysymyksiä ja vastauksia webinaarimme aiheista:

1 Miten työnantaja voi jatkaa työntekijän lomautusta 90 päivän yli?

Monissa yrityksissä, joissa lomautuksiin on ryhdytty jo keväällä, tulee nyt kesää vasten ajankohtaiseksi miettiä, miten niitä voidaan tarvittaessa jatkaa. Määräaikaista lomautusta voidaan jatkaa uuden lomautusilmoituksen antamisella siinä, missä toistaiseksi voimassa oleva lomautus jatkuu automaattisesti, kun lomautuksen kestosta annetaan henkilöstölle uusi arvio. Jos 90 päivän rajapyykki on ylittymässä, tulee työnantajalla olla lomautuksen perusteeksi irtisanomisperustetta vastaavat tuotannolliset tai taloudelliset syyt. Tässä kohtaa on huomattava, että lomautusperusteen vaihtuessa työnantajan on annettava lomautuksen toteutuksesta henkilöstölle uusi selvitys ja siihen liittyvä kuulemismahdollisuus. Myös mahdolliset yhteistoimintaneuvottelut saattaa olla välttämätöntä käydä uudestaan, jos edellisissä neuvotteluissa tilannetta on käsitelty vain työn tilapäisen vähentymisen valossa.

2 Jos työnantaja harkitsee markkinointipäällikön irtisanomista tuotannollisilla ja taloudellisilla irtisanomisperusteilla, pitääkö tälle ennen irtisanomista tarjota myös esimerkiksi avoimena olevaa assistentin tehtävää?

Työnantajalla on velvollisuus ennen irtisanomista selvittää, olisiko työntekijä sijoitettavissa tai koulutettavissa toisiin tehtäviin. Ensisijaisesti työntekijälle tulisi tarjota hänen työsopimustaan vastaavaa työtä, mutta mikäli tällaista työtä ei ole tarjolla, ulottuu työn tarjoamisvelvollisuus myös tehtäviin, joista työntekijän voidaan olettaa suoriutuvan ammattitaitonsa, koulutuksensa ja kokemuksensa perusteella. Tällöin kyseeseen voi tulla myös työntekijän nykyistä tehtävää vähemmän vaativa työ, joka voi olla myös organisatorisesti ja palkkauksellisesti matalammalla tasolla.

3 Voiko työnantaja tehdä mitään päätöksiä ennen yhteistoimintaneuvotteluita?

Työnantaja, joka on yhteistoimintalain soveltamisalan piirissä (eli työllistää säännöllisesti vähintään 20 työntekijää) ei saa tehdä päätöksiä, jotka voivat johtaa työvoiman vähentämiseen ennen yhteistoimintaneuvotteluiden käymistä. On myös huomioitava, ettei esimerkiksi emoyhtiö saa tehdä päätöksiä, jotka saattaisivat johtaa henkilöstövähennyksiin tytäryhtiössä, ennen kuin tytäryhtiössä on käyty tarvittavat yhteistoimintaneuvottelut.

4 Jos yhteistoimintaneuvottelut päättyvät aamupäivällä, voiko työnantaja ilmoittaa päätöksistä tai jopa aloittaa toimenpiteet iltapäivällä?

Yhteistoimintaneuvotteluiden tarkoituksena on lisätä henkilöstön osallistumismahdollisuuksia heitä koskevaan päätöksentekoon. Työnantaja ei saa tehdä neuvoteltavasta asiasta päätöstä ennen neuvotteluiden päättymistä. Sen sijaan laki ei aseta mitään aikarajaa sille, kuinka nopeasti neuvotteluiden jälkeen päätöksen voi tehdä. Työnantaja voi siis tehdä lopullisen päätöksen nopeastikin yhteistoimintaneuvotteluiden päättymisen jälkeen.

On kuitenkin tärkeää pitää mielessä, että jos päätöksistä ilmoitetaan tai toimenpiteisiin ryhdytään hyvin nopeasti neuvotteluiden jälkeen, voi olla kyseenalaista, onko päätökset neuvoteltavista asioista tehty tosiasiassa jo ennen neuvotteluiden päättymistä. Siksi on suositeltavaa, että työnantaja varaa päätöksentekoon riittävästi aikaa, jotta neuvotteluissa esitetyt näkökohdat tulisivat asianmukaisesti huomioiduiksi.

5 Voiko työnantaja jatkaa tai lisätä vuokratyövoiman käyttöä, vaikka omaa henkilöstöä jouduttaisiin vähentämään?

Vuokratyövoiman käyttö kuuluu lähtökohtaisesti työnantajan liikkeenjohdolliseen päätäntävaltaan. Työnantaja voi näin ollen halutessaan päättää jatkaa tai jopa lisätä vuokratyövoiman käyttöä, vaikka se aiheuttaisi työnantajan oman henkilöstön työtehtävien olennaisen ja pysyvän vähenemisen, ja työnantaja joutuisikin samalla irtisanomaan omaa henkilöstöään tuotannollisista ja taloudellisista syistä johtuen. Tämä kuitenkin edellyttää, että vuokratyövoiman käytön jatkamisen, siihen siirtymisen tai sen lisäämisen perusteena on aito liikkeenjohdollinen ratkaisu ja että järjestely on lisäksi pysyvä ja olennainen.

Vuokratyövoiman käytöllä ei kuitenkaan saa kiertää työsuhdeturvaa. Tällainen tilanne on käsillä esimerkiksi silloin, jos työnantaja ottaa takaisinottovelvoitteen ajaksi käyttöönsä vuokratyövoimaa ja palkkaa taas sen päättymisen jälkeen uusia työntekijöitä. Ennen päätöksentekoa tulee työnantajan huolehtia siitä, että mahdollinen yhteistoimintalain mukainen neuvotteluvelvoite on asianmukaisesti täytetty. On myös huomioitava, että eri työehtosopimuksissa voi olla ulkopuolisen työvoiman käyttöön liittyviä rajoituksia, jotka saattavat esimerkiksi edellyttää, että työnantaja luopuu käyttämästään vuokratyövoimasta ennen oman henkilöstönsä irtisanomisia.

Blogikirjoituksessa esitetyt vastaukset ovat yleisiä oikeudellisia neuvoja. Yksittäisissä tilanteissa on aina huomioitava työpaikan ja toimialan yksilölliset olosuhteet. Hannes Snellmanin työoikeustiimi auttaa mielellään, kun harkitsette tilanteeseenne sopivia ratkaisuja.

5 Questions and Answers to Employer Who is Considering Layoff or Dismissal of Employees

Employment Law Webinar Blog Series

Part 2: Redundancies

On 13 May 2020, Hannes Snellman had a webinar on the matters an employer should have regard to when considering the layoff or dismissal of its employees. The discussed themes included, for instance, how layoffs are implemented in practice and what kind of grounds of dismissal are considered production-related and financial grounds and what the Finnish Act on Co-Operation Within Undertakings requires of an employer in the case of redundancies. We also discussed how an employer should act with regard to the use of hired labour in case the employer needs to cut down its own personnel. We have gathered below some of the questions and answers on the topics that were discussed in the webinar:

1 How can an employer continue an employee’s layoff after the 90-day period?

Many companies in which the layoffs were implemented already during the spring must now reconsider how these measures may be continued, if necessary.  A fixed-term layoff may be continued by issuing a new layoff notice, while a temporary layoff continues automatically by presenting a new assessment of the duration of the layoff to the personnel. If the 90-day limit is about to expire, the employer must have corresponding production-related and financial grounds for the layoff. At this point, it should be emphasised that if the ground for the layoff changes, the employer must present a new assessment on the implementation of the layoff to its personnel and arrange an opportunity for them to be heard. It may also be necessary to hold new co-operation negotiations if, in the previous negotiations, the situation had only been dealt with from the point of view of temporary reduction of work.

2 If an employer is considering the dismissal of a marketing director on production-related and financial grounds, should the open position of, for example, an assistant be offered to them first before their dismissal?

The employer has an obligation to investigate before the dismissal whether the employee could be relocated or trained for a new role. The priority is, however, that an employee is offered work corresponding to their employment contract, but if no such work is available, the obligation to offer work also extends to roles which the employee can be assumed to be able to perform based on their expertise, education, and experience. Thus, the job in question can be less demanding than their current job, which can also indicate a lower level in the organisational hierarchy and in the salary scale.

3 Can an employer make any decisions prior to the co-operation negotiations?

An employer that falls under the scope of application of the Finnish Act on Co-Operation Within Undertakings (in other words, an employer who permanently employs more than 20 employees) must not make any decisions which could lead to a reduction of employees prior to having conducted co-operation negotiations. It must also be taken into consideration that, for example, a parent company must not make any decisions that could lead to a reduction of employees in its subsidiaries before the relevant co-operation negotiations have been conducted in the subsidiary.

4 If the co-operation negotiations end before noon, can an employer inform of the decisions or even commence the measures in the afternoon?

The purpose of the co-operation negotiations is to make it easier for the personnel to get involved in the decision-making that concerns them. An employer must not decide on an issue under negotiation before the co-operation negotiations have ended. Instead, the law does not set any time limit for decision-making after the negotiations. Thus, an employer may make the final decision very soon after the end of the co-operation negotiations.

However, it should be borne in mind that if decisions are informed of or if measures are taken very soon after the end of the co-operation negotiations, it may be questioned if the issues that were subject to the negotiations had in fact already been decided on prior to the end of the negotiations. Therefore, it is recommended that an employer reserves enough time for decision-making so that the views presented during the negotiations will be duly taken into consideration.

5 Can an employer continue or increase the use of hired labour, even if it has been forced to reduce the number of its own employees?

As a main rule, the use of hired labour falls under the scope of an employer’s executive discretion. Thus, it is up to the employer to choose whether it continues or even increases the use of hired labour, even if it causes a material and permanent decrease of the duties of the employer’s own personnel and even if the employer would simultaneously be forced to dismiss its own personnel for production-related and financial grounds. This, however, requires that the reason for continuing, shifting to, or increasing the use of the hired labour is a real executive decision and that the arrangement is also permanent and material.

The use of hired labour must not, however, be used as a way of avoiding employment protection rules. This is the case, for example, when an employer uses hired labour during the period of obligation to re-employ and thereafter employs new employees. Before decision-making, an employer must make sure that the obligation to negotiate under the Act on Co-Operation Within Undertakings has been duly fulfilled. It should also be noted that different employment contracts may include different restrictions relating to the use of external labour, which may, for example, require that the employer must first give up any hired labour it may have before it can go on to dismiss its own employees.

The answers given in the blog post do not constitute legal advice and are provided for general information purposes only. In each individual case, regard should be had to the circumstances of the workplace and industry in question. Hannes Snellman’s Employment team is happy to help you with finding a solution suitable for your needs.