4 Things Employers Should Note Before the Summer Holidays

Authors: Anna Nyberg (Associate) and Ninni Luoma (Associate Trainee)

Please read the translation in Finnish at the end of the article.

Summer is right around the corner, and employees are getting ready to enjoy their summer holidays. But as an employer, there are many things to consider when preparing for the summer holiday season. If you are worried about whether you have remembered all important things and taken care of all employer obligations, there is no need to worry, as Hannes Snellman’s Employment Team has listed a few things that you need to note. Here is our checklist for the summer:  

1. As you might remember, some legislative amendments entered into force on 1 August 2022 regarding variable working hours. Employers must review the clause regarding variable working hours in the employment agreement at least every 12 months. You must review the clause no later than on 1 August 2023, unless the employment has commenced later than 1 August 2022. In such case, you must review the clause no later than by the time the employment has lasted one year. If the number of working hours worked during the review period and the employer’s need of workforce indicate that the minimum working hours agreed in the employment agreement should be set higher, the employee must be offered a higher number of minimum working hours.
2. The national whistleblowing legislation entered into force on 1 January 2023. A whistleblowing channel should have been taken into use already by the end of March 2023 by organisations who regularly employ at least 250 employees. However, employers who regularly employ 50-249 employees must take a whistleblowing channel into use no later than on 17 December 2023. Thus, if you still lack a whistleblowing channel, we recommend taking action when you get back from your summer holiday.
3. Some minor amendments to the Finnish Non-discrimination Act entered into force on 1 June 2023. To promote equality, employers must assess how equality is realised at the workplace and in recruitment processes considering various discrimination grounds. If your organisation regularly employs at least 30 employees, your equality plan shall in the future include conclusions regarding the workplace equality assessment.
4. In addition, some minor amendments to the Finnish Occupational Safety and Health Act entered into force on 1 June 2023. The aim of the amendments is, among other things, to clarify the substance of the employer’s general duty to exercise care. Currently, it is stipulated expressly that the employer must consider that employees’ personal conditions may require individual occupational health and safety measures to ensure safety and health. A personal condition may be, for instance, ageing or language deficiency. The employer must not only monitor the work environment, working conditions, and work methods, but also employees’ safety and health at work on a continuous basis. Furthermore, ageing is an additional factor to be considered when analysing and assessing hazards at work.

We are happy to assist in any types of employment-related questions you may have. We are naturally available throughout the summer and when you return from summer holiday.

Wishing you a nice summer,

Hannes Snellman’s Employment Team

Työnantaja – muistathan nämä 4 työoikeusasiaa ennen kesälaitumille siirtymistä?

Kesälomat pyörähtävät käyntiin, ja työntekijät siirtyvät ripotellen kesän viettoon. Entä miltä näyttää työnantajan tilanne ennen lomalle lähtöä? Onko kaikki tärkeät asiat muistettu ja työnantajavelvollisuudet varmasti hoidettu? Älä huoli. Me Hanneksen työoikeustiimissä olemme koonneet työoikeuden ja HR-tehtävien parissa työskenteleville muistilistan asioista, jotka olisi hyvä huomioida vielä ennen kesälomia.

1. Muistatkin ehkä, että työsopimuslakiin tuli 1.8.2022 muutoksia, joiden perusteella työnantajan on tarkasteltava työsopimuksessa sovitun vaihtelevaa työaikaa koskevan työaikaehdon toteutumista vähintään 12 kuukauden välein. Vaihtelevaa työaikaa koskevat ehdot tulisi siis tarkistaa viimeistään 1.8.2023. Jos työsopimus on astunut voimaan 1.8.2022 jälkeen, riittää, että työaikaehto tarkistetaan viimeistään, kun työsuhde on kestänyt vuoden. Jos tarkastelujaksolla toteutuneiden työtuntien määrä ja työnantajan työvoiman tarve osoittavat, että työsopimuksessa sovittu vähimmäistyöaika olisi määriteltävissä korkeammaksi, työntekijälle on tarjottava sopimusta työaikaehdon muuttamisesta.
2. Kansallinen ilmoittajansuojelulaki tuli voimaan 1.1.2023. Ilmoituskanava on tullut ottaa käyttöön jo viimeistään maaliskuussa 2023, jos organisaatiossa työskentelee säännöllisesti vähintään 250 työntekijää. Sen sijaan jos organisaatiossa työskentelee säännöllisesti 50–249 työntekijää, ilmoituskanava on otettava käyttöön viimeistään 17.12.2023. Kannattaa siis ryhtyä toimeen viimeistään kesälomien jälkeen, jos ilmoituskanava vielä puuttuu.
3. Yhdenvertaisuuslakiin tuli pieniä muutoksia 1.6.2023. Yhdenvertaisuuden edistämiseksi työnantajan tulee arvioida yhdenvertaisuuden toteutumista sekä työpaikan että työhönoton osalta eri syrjintäperusteet huomioon ottaen. Mikäli teillä on säännöllisesti vähintään 30 työntekijää, yhdenvertaisuussuunnitelman tulee jatkossa sisältää myös työpaikan yhdenvertaisuuden arvioinnin johtopäätökset.
4. Myös työturvallisuuslakiin tuli pieniä muutoksia 1.6.2023. Niiden tarkoituksena on muun muassa selventää työnantajan huolehtimisvelvoitteen sisältöä. Nykyään säädetään nimenomaisesti, että työnantajan on erityisesti huomioitava, että työntekijän henkilökohtaiset edellytykset voivat edellyttää yksilöllisiä työsuojelutoimenpiteitä turvallisuuden ja terveyden varmistamiseksi. Henkilökohtainen edellytys voi olla esimerkiksi ikääntyminen tai puutteellinen kielitaito. Työympäristön, työolosuhteiden ja turvallisten työtapojen lisäksi työnantajan tulee jatkuvasti tarkkailla työntekijöiden turvallisuutta ja terveyttä työssä. Ikääntyminen on myös uusi huomioon otettava tekijä työn vaarojen selvittämisessä ja arvioinnissa.

Autamme mielellämme kaikenlaisissa työoikeudellisissa kysymyksissä, jotta niin kesälomille lähtö kuin paluukin sujuisivat mahdollisimman mutkattomasti. Olemme luonnollisesti käytettävissänne koko kesän ajan sekä kesälomien jälkeen.

Aurinkoista kesää toivottaen

Hanneksen työoikeustiimi